La richiesta di copia del contratto di locazione è una comunicazione formale con la quale una delle parti, di solito l’inquilino ma talvolta anche il proprietario o un/una avente diritto, chiede di ottenere il testo integrale del contratto sottoscritto e degli eventuali allegati. Serve a esercitare un diritto fondamentale di trasparenza e di tutela: avere la copia significa poter consultare le condizioni pattuite (durata, canone, deposito, obblighi e decadenze), dimostrare l’esistenza e i contenuti dell’accordo in caso di controversie o controlli fiscali, completare adempimenti come la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate o richiedere agevolazioni e detrazioni, nonché disporre della documentazione necessaria per pratiche amministrative, assicurative o giudiziarie. Quando la consegna non avviene spontaneamente è consigliabile effettuare la richiesta in forma scritta e conservare la prova dell’invio, perché questo passaggio rafforza la posizione di chi richiede la copia e facilita eventuali azioni successive per far valere i propri diritti.
Come scrivere una Richiesta copia contratto di locazione
Per redigere una richiesta per ottenere una copia del contratto di locazione è importante adottare un registro chiaro, cortese ma preciso, specificare con esattezza i dati necessari e scegliere un mezzo di invio che garantisca prova di ricezione. In apertura del documento vanno indicati i dati del richiedente (nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, recapito telefonico ed eventuale indirizzo email) e quelli del destinatario (proprietario, amministratore o agenzia), quindi il luogo e la data. Nel corpo della lettera conviene richiamare immediatamente l’oggetto della richiesta, indicando l’indirizzo dell’immobile interessato e la data o il periodo in cui il contratto è stato sottoscritto; se si conosce, è utile riportare anche il numero di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate o altri riferimenti identificativi del contratto. Esprimere la richiesta in modo esplicito: specificare che si chiede copia integrale del contratto di locazione sottoscritto, precisando se si intende ottenere la copia firmata in originale, una “copia conforme all’originale” o una copia semplice, e se si desidera riceverla in formato cartaceo o elettronico (ad esempio PDF). Se la consegna deve essere effettuata a persona diversa dal richiedente, allegare delega firmata e copia del documento di identità del delegante; in alternativa indicare se la copia può essere inviata all’indirizzo postale o all’indirizzo PEC/email indicati a inizio lettera.
Nel testo è opportuno richiedere un termine entro il quale il destinatario dovrà adempiere (ad esempio alcuni giorni lavorativi), mantenendo un tono professionale: si possono usare formule quali “Si richiede cortesemente la trasmissione entro…”, evitando espressioni aggressive ma chiarendo l’urgenza se presente. È utile ricordare che la richiesta scritta inviata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite PEC costituisce prova della richiesta stessa, quindi indicare esplicitamente la modalità di consegna preferita e allegare una copia del proprio documento di identità per consentire la verifica dell’identità. Se si ritiene necessario, si può richiamare brevemente il quadro normativo o contrattuale che giustifica la richiesta (ad esempio la necessità di verificare termini, scadenze o obblighi derivanti dal contratto) senza entrare in tecnicismi eccessivi.
Concludere la lettera con una frase di cortesia che rimarchi la disponibilità a chiarimenti, ripetendo i recapiti per un contatto rapido, quindi firmare in calce indicando nome e cognome e allegare copia del documento d’identità. Conservare sempre copia della richiesta inviata e della ricevuta di invio: queste prove sono importanti in caso di eventuali contestazioni o necessità di attivare vie legali. Se si desidera, si possono preparare anche versioni inviate sia per PEC sia tramite raccomandata, in modo da avere traccia certa della comunicazione.
Esempio di Richiesta copia contratto di locazione
Oggetto: Richiesta copia del contratto di locazione relativo a ______________
Spett.le ______________
Alla cortese attenzione di ______________
Indirizzo: ______________
Il/La sottoscritto/a ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________, residente in ______________, via ______________ n. ______________, telefono ______________, e-mail ______________,
in qualità di ______________ (es. conduttore/locatore/procuratore) relativa all’immobile sito in ______________ (indirizzo completo), identificato catastalmente come: foglio ______________, particella ______________, sub ______________,
CHIEDE
la cortese trasmissione di copia conforme all’originale del contratto di locazione stipulato in data ______________ tra ______________ (locatore) e ______________ (conduttore), eventualmente registrato presso l’Ufficio dell’Agenzia delle Entrate di ______________ in data ______________ con numero di registrazione ______________.
Si richiede la consegna della copia in formato:
– cartaceo all’indirizzo: ______________
e/o
– digitale all’indirizzo e-mail: ______________
La presente richiesta è motivata da: ______________ (es. necessità di conservazione, pratiche amministrative, richiesta documentazione per agevolazioni fiscali, ecc.).
Si prega cortesemente di evadere la presente comunicazione entro e non oltre ______________ giorni dalla ricezione della stessa e di comunicare eventuali costi o modalità di ritiro/spedizione.
Allego copia del documento di identità: Tipo ______________ Numero ______________ rilasciato da ______________ in data ______________.
In attesa di un cortese riscontro, porgo distinti saluti.
Luogo e data: ______________
Firma: _____________________________
Nome e cognome: ______________
Recapito telefonico: ______________
E-mail: ______________
Allegati:
1) Copia documento d’identità ______________
2) Eventuali deleghe/mandati ______________