La “Richiesta copia codice fiscale” è una comunicazione formale che serve a ottenere una riproduzione o una certificazione del codice fiscale di una persona, ossia del codice alfanumerico che identifica univocamente ogni cittadino nell’ambito fiscale e amministrativo italiano. Si utilizza quando l’originale è smarrito, danneggiato o quando è necessario produrre una attestazione ufficiale del codice per adempiere a obblighi amministrativi, fiscali o contrattuali; in pratica è lo strumento che permette a privati, enti e imprese di dimostrare in modo ufficiale l’esistenza e la correttezza dell’identificativo fiscale al fine di aprire conti, stipulare contratti, registrare rapporti di lavoro, richiedere prestazioni sanitarie o completare pratiche con la pubblica amministrazione. Trattandosi di dati personali, la richiesta è gestita nell’ambito delle normative sulla privacy e normalmente richiede che chi la presenta sia debitamente identificato e che l’uso della copia sia giustificato da esigenze legittime, così da preservare sia la validità amministrativa dell’atto sia la protezione delle informazioni sensibili.
Come scrivere una Richiesta copia codice fiscale
Per scrivere una richiesta di copia del codice fiscale bisogna restare chiari, formali e completi: rivolgersi in modo appropriato all’ente o all’ufficio competente (Agenzia delle Entrate, comune, datore di lavoro, o altro soggetto titolare del dato) e spiegare fin dall’inizio l’oggetto della domanda, utilizzando una riga di oggetto sintetica che riassuma la finalità della comunicazione. Nel corpo della richiesta presentarsi con dati anagrafici completi: nome e cognome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza e ogni altro elemento identificativo utile; se si conosce già il codice fiscale indicarlo, altrimenti specificare che si richiede la copia del documento che lo riporta. Bisogna indicare chiaramente il motivo della richiesta, ad esempio motivi amministrativi, tributari o personali, spiegando perché è necessaria la copia, poiché ciò aiuta l’ufficio a valutare e processare la domanda più rapidamente.
È importante allegare o dichiarare la disponibilità a fornire idonea prova dell’identità: una fotocopia di un documento di identità valido e leggibile deve accompagnare la richiesta, e se si agisce per conto di terzi è indispensabile una delega firmata dal titolare dei dati con copia del documento di quest’ultimo, o altra documentazione che giustifichi la legittimazione a ottenere la copia. Se opportuno, richiamare la normativa pertinente (ad esempio la possibilità di utilizzare una dichiarazione sostitutiva di certificazione ai sensi del D.P.R. 445/2000) per snellire l’istruttoria, senza però sostituirsi al richiesto allegato di identità quando previsto. Va anche specificato come si desidera ricevere la copia: ritiro allo sportello, invio per posta ordinaria o raccomandata, invio via posta elettronica certificata (PEC) o attraverso canali telematici, indicando gli indirizzi o i recapiti a cui inviare il documento.
Tono e forma devono restare formali e concisi: utilizzare formule come “Con la presente” per introdurre la richiesta, esporre i fatti in modo lineare e con frasi brevi, evitare ripetizioni e fornire i recapiti utili per eventuali comunicazioni (numero di telefono, indirizzo e-mail e PEC se disponibile). Concludere la richiesta con una frase di cortesia che invita all’esito positivo della domanda e con la data e la firma autografa del richiedente; se la richiesta viene inviata per PEC o tramite canali che non richiedono firma cartacea, specificare il mezzo e allegare eventuali documenti firmati digitalmente. Prima di inviare verificare che tutti i dati siano leggibili, che gli allegati richiesti siano presenti e che non vi siano errori anagrafici che possano ritardare la risposta.
Infine tenere conto della tutela della privacy: limitare le informazioni al minimo necessario per l’identificazione e per il soddisfacimento della richiesta, segnalare esplicitamente il consenso al trattamento dei dati se richiesto dall’ente, e conservare ricevute o prove di invio (ricevuta PEC, ricevuta di raccomandata A/R, ricevuta di consegna a mano) per eventuali contestazioni o verifiche successive. Seguendo questi accorgimenti la richiesta risulterà professionale, completa e più facilmente evadibile dall’ufficio competente.
Esempio di Richiesta copia codice fiscale
Oggetto: Richiesta copia del codice fiscale
Spett.le ______________
Alla cortese attenzione di ______________
Indirizzo: ______________
CAP: ______________ Città: ______________
Luogo e data: ______________
Io sottoscritto/a
Nome e cognome: ______________
Data di nascita: ______________
Luogo di nascita: ______________ (Prov. ______________)
Codice fiscale (se noto): ______________
Residente in: ______________
Indirizzo: ______________
CAP: ______________ Città: ______________
Telefono: ______________
Email: ______________
con la presente
CHIEDO
la copia/rilascio/duplicato del mio codice fiscale (tessera/certificato), in quanto: ______________ (es. smarrimento, furto, deterioramento, aggiornamento dati)
Dichiaro di essere in possesso dei seguenti documenti validi per l’identificazione:
– Documento d’identità: tipo ______________ n. ______________ rilasciato da ______________ il ______________
– Codice fiscale (se disponibile): ______________
Si richiede che la copia venga inviata/consegnata tramite:
– Posta ordinaria all’indirizzo sopra indicato
– Ritiro presso l’Ufficio ______________
– Invio via email al seguente indirizzo certificato: ______________ (o email: ______________)
Allego alla presente:
– Fotocopia documento di identità
– Eventuale denuncia/scrittura di smarrimento o furto n. ______________ del ______________
– Altro documento: ______________
Resto a disposizione per eventuali chiarimenti e per fornire ulteriori documenti necessari.
Distinti saluti,
Firma: ______________
Nome e cognome: ______________
Recapito telefonico: ______________
Email: ______________