La richiesta di copia di un atto notarile è l’istanza formale con cui una persona chiede al notaio che abbia redatto l’atto, o all’archivio competente, di rilasciare una riproduzione del documento notarile conservato. Questo strumento serve a ottenere la prova scritta di ciò che è stato sottoscritto e autenticato in un determinato momento, consentendo di far valere diritti, adempiere obblighi, registrare variazioni nei pubblici registri, presentare documentazione a banche, uffici fiscali o giudici, o semplicemente conservare copia per esigenze personali o di successione. Esistono diverse tipologie di copia: dalla copia semplice, priva di attestazione di conformità all’originale, alla copia conforme o autentica, nella quale il notaio dichiara che la riproduzione corrisponde esattamente all’originale; vi sono inoltre estratti o riassunti in cui sono riportati solo i dati essenziali dell’atto.
La richiesta normalmente deve indicare con precisione l’atto di interesse e provare l’identità del richiedente o la legittimazione a ottenere il documento, eventualmente allegando una procura se la domanda è presentata da un rappresentante. Il notaio o l’ufficio che conserva gli atti applicheranno le formalità previste, verificheranno i requisiti di accesso per tutela della privacy e del segreto notarile, e richiederanno il pagamento degli oneri per il rilascio della copia. In sostanza la richiesta di copia è lo strumento pratico per ottenere una versione ufficiale e utilizzabile di un atto notarile, indispensabile ogni volta che si debba provare in modo formale quanto è stato concordato o sancito con atto pubblico.
Come scrivere una Richiesta copia atto notarile
Per scrivere correttamente una richiesta di copia di un atto notarile è importante curare forma, precisione delle informazioni e allegati comprovanti l’identità e la legittimazione del richiedente. La lettera deve iniziare con i dati anagrafici e di contatto del mittente (nome e cognome, indirizzo completo, numero di telefono e indirizzo email) e proseguire con l’indirizzo completo dell’ufficio notarile e il nome del notaio cui ci si rivolge, se noto. Nel corpo della richiesta occorre individuare in modo inequivocabile l’atto di cui si chiede copia: indicare la data di stipula, il repertorio o numero di registro se disponibile, la tipologia dell’atto (ad esempio compravendita, donazione, testamento, mutuo), i nomi delle parti coinvolte e una descrizione sintetica dell’oggetto dell’atto (ad esempio l’indirizzo o i dati catastali dell’immobile). Se si conoscono ulteriori riferimenti utili (numero di protocollo dello studio, nota di trascrizione, numero di repertorio) è opportuno menzionarli per agevolare la ricerca.
Alla richiesta principale va chiarito quale tipo di copia si richiede: copia integrale, estratto notarile, copia conforme o semplice fotocopia, precisando anche l’eventuale necessità di copia conforme per uso legale o amministrativo. Se la richiesta è fatta per conto di terzi, bisogna spiegare il titolo che legittima la richiesta e allegare la documentazione che attesta l’incarico o la procura notarile; se la richiesta è presentata dalla parte interessata, è fondamentale allegare copia di un documento di identità valido e ogni altro documento che possa provare la legittimità dell’accesso (ad esempio atto catastale, sentenza, certificazione di proprietà). È utile inoltre specificare la modalità di ricezione della copia: ritiro allo studio, spedizione postale all’indirizzo indicato, invio tramite PEC o email sicura, segnalando eventuali spese di spedizione che il richiedente intende sostenere e chiedendo cortesemente al notaio di comunicare l’ammontare degli oneri e i tempi previsti per l’evasione della richiesta.
Il tono della lettera deve essere formale e conciso: esprimere chiaramente la richiesta con una frase diretta, motivando se necessario l’urgenza e offrendo disponibilità a fornire ulteriori documenti o a recarsi personalmente presso lo studio per il ritiro. Concludere indicandone luogo e data, seguire con la firma autografa del richiedente e, se si allegano documenti, elencarli in una frase conclusiva (ad esempio “In allegato: copia documento d’identità e procura”). Se la richiesta viene inviata tramite PEC o raccomandata, è consigliabile specificarlo e conservare la ricevuta di invio; se si preferisce il contatto telefonico o via email per eventuali comunicazioni, indicare i recapiti e le fasce orarie disponibili.
Esempio di testo possibile: “[Luogo], [data]. Al Notaio [Nome Cognome], Studio Notarile [indirizzo completo]. Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], nato/a a [luogo] il [data], residente in [indirizzo], codice fiscale [codice fiscale], ai fini dell’espletamento di pratiche amministrative/legali personali, richiede la copia integrale/conforme dell’atto notarile stipulato in data [data atto], repertorio n. [numero] relativo a [tipo di atto e breve descrizione, es. compravendita dell’immobile sito in …, catastalmente identificato …], di cui le parti sono [nomi delle parti]. Allego copia del mio documento di identità in corso di validità e, in caso di rappresentanza, la procura/mandato a firma del rappresentato. Chiedo cortesemente di comunicare gli importi dovuti per il rilascio e le modalità di pagamento, nonché i tempi previsti per l’emissione della copia; preferisco ricevere la documentazione tramite [ritiro allo studio/spedizione a mezzo raccomandata/PEC all’indirizzo …]. Resto a disposizione per ogni ulteriore chiarimento. Distinti saluti, [firma e recapiti].”
Prima dell’invio è opportuno verificare presso lo studio notarile le modalità specifiche adottate dallo studio stesso (alcuni studi richiedono modulistica interna o inoltro tramite PEC), nonché la presenza di eventuali costi da anticipare. Con un testo chiaro e completo si facilita il reperimento dell’atto e si accelera l’evasione della richiesta.
Esempio di Richiesta copia atto notarile
Oggetto: Richiesta copia atto notarile n. ______________ del ______________
Alla cortese attenzione di
Spett.le Studio Notarile ______________________________
Notaio _______________________________________________
Sede: ________________________________________________
PEC: _________________________________________________
Il/La sottoscritto/a
Nome e cognome: _______________________________________
Nato/a a: _____________________________________________
Il: __/__/____
Codice fiscale: _______________________________________
Residente in: ________________________________________
Via/Piazza: ___________________________________________
CAP: ______________ Città: __________________ Provincia: ____
Telefono: _____________________________________________
Email: _______________________________________________
PEC (se disponibile): __________________________________
In qualità di (barrare la dicitura corretta o compilare):
– parte dell’atto ☐
– assenso dell’interessato ☐
– erede ☐
– procuratore munito di delega ☐
– altro: _______________________________________________
DICHIARA
di essere interessato alla visione e al rilascio di copia (semplice/conforme) dell’atto notarile di seguito individuato:
Tipo di atto: ___________________________________________
Repertorio/Numero atto: ________________________________
Rogito redatto dal Notaio: ______________________________
Data atto: __/__/____
Luogo stipula: ________________________________________
Oggetto / descrizione sintetica dell’atto: ________________
_____________________________________________________
Chiede
il rilascio di n. __ copie conformi / n. __ copie semplici / copia digitale in formato PDF dell’atto sopra indicato, con le seguenti modalità di consegna:
– ritiro presso lo studio notarile in data/ore: _______________
– invio tramite PEC all’indirizzo: _______________________
– invio tramite posta raccomandata all’indirizzo: ___________
Via/Piazza: _________________________________________
CAP: ______________ Città: __________________ Provincia: ____
DICHIARA ALTRESÌ
di allegare alla presente:
– copia fronte/retro del documento d’identità (tipo e numero): ____________________
– copia del codice fiscale: ______________________________
– procura/notarile delega (se delegato): ___________________
– eventuale documentazione comprovante interesse legittimo: _______________
Si rende disponibile al versamento degli importi relativi a oneri, diritti e spese di segreteria secondo le tariffe vigenti e alle modalità indicate dallo Studio Notarile.
Ai sensi del D.Lgs. 196/2003 e del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) acconsento al trattamento dei miei dati personali esclusivamente per le finalità connesse alla presente richiesta.
Luogo e data: ______________________, lì __/__/____
Firma del richiedente: _________________________________
Per uso dello Studio Notarile
Ricevuto in data: __/__/____
Protocollo: __________________________________________
Note: _______________________________________________