La lettera di comunicazione ai clienti per le fatture di fine anno è un documento formale che le aziende inviano generalmente ai propri clienti con l’obiettivo di informare in modo chiaro e trasparente sulla situazione amministrativa relativa ai servizi o prodotti forniti durante l’anno. Questo tipo di comunicazione serve principalmente a riepilogare le fatture emesse, a ricordare eventuali scadenze di pagamento non ancora onorate o a fornire dettagli su procedure amministrative che si rendono necessarie in vista della chiusura dell’esercizio fiscale. In pratica, la lettera aiuta sia l’azienda sia il cliente a chiudere correttamente i conti dell’anno in corso, evitando disguidi o incomprensioni, e garantendo la corretta contabilizzazione delle operazioni. Spesso, questo documento rappresenta anche un’occasione per rafforzare il rapporto di fiducia con il cliente, mostrando attenzione e precisione nella gestione dei rapporti commerciali.
Come scrivere una lettera di Comunicazione ai clienti per fatture di fine anno
Gentile Cliente,
desideriamo informarLa che, come di consueto, in prossimità della chiusura dell’esercizio annuale verranno emesse le fatture relative alle prestazioni/forniture effettuate fino al [specificare la data di riferimento, ad esempio 31 dicembre 2024]. Per garantire la correttezza dei dati contabili e fiscali, La invitiamo cortesemente a prendere visione delle seguenti informazioni:
- Elenco delle operazioni fatturabili: verranno incluse tutte le prestazioni/forniture svolte e completate entro la data di chiusura dell’anno, anche se non ancora fatturate.
- Scadenze e termini di emissione: per consentire una corretta registrazione, tutte le richieste di fatturazione relative all’anno in corso devono pervenirci entro e non oltre il [inserire data limite, es. 20 dicembre 2024].
- Aggiornamento dati anagrafici: La invitiamo a verificare che i dati anagrafici e fiscali (ragione sociale, indirizzo, partita IVA/codice fiscale, codice destinatario SDI/PEC) siano aggiornati e corretti. Eventuali variazioni dovranno essere comunicate tempestivamente.
- Riferimenti degli ordini/commesse: qualora sia necessario indicare numeri d’ordine, commesse o altri riferimenti specifici in fattura, La preghiamo di fornire tali informazioni contestualmente alla richiesta di fatturazione.
- Modalità di invio delle fatture: le fatture verranno trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SDI) e, ove richiesto, anche in copia via e-mail all’indirizzo di posta elettronica da Lei indicato.
- Termini di pagamento: restano invariati i termini di pagamento previsti dal contratto o dagli accordi in essere, salvo diversi accordi specifici da concordare entro la fine dell’anno.
- Chiusura amministrativa: il nostro ufficio amministrativo resterà operativo fino al [data di chiusura aziendale], pertanto eventuali richieste urgenti dovranno essere inviate entro tale data.
- Contatti utili: per qualsiasi necessità o richiesta di chiarimento può contattare il nostro ufficio amministrativo ai riferimenti indicati in calce.
Confidando nella Sua collaborazione, restiamo a disposizione per ogni ulteriore informazione e Le auguriamo un sereno fine anno.
Cordiali saluti,
[Nome e cognome referente amministrativo]
[Azienda]
[Contatti: telefono, email]
Esempio lettera di di Comunicazione ai clienti per fatture di fine anno
Oggetto: Comunicazione di emissione fatture di fine anno
Gentile Cliente,
desideriamo informarla che, in vista della chiusura dell’esercizio contabile 2023, il nostro ufficio amministrativo sta provvedendo all’emissione delle fatture relative ai servizi/prodotti forniti nell’ultimo periodo dell’anno.
La presente comunicazione ha lo scopo di:
- Ricordarle che tutte le prestazioni effettuate entro il 31 dicembre 2023 verranno regolarmente fatturate entro la stessa data, in conformità con le normative fiscali vigenti.
- Chiederle di verificare che tutti i dati anagrafici e fiscali a noi comunicati siano aggiornati e corretti, al fine di evitare eventuali disguidi nell’emissione dei documenti fiscali.
- Segnalare la possibilità di ricevere le fatture in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e, qualora non l’avesse ancora fatto, di comunicare tempestivamente il suo codice destinatario o indirizzo PEC.
Le ricordiamo che eventuali richieste di chiarimenti o rettifiche dovranno pervenirci entro e non oltre il 10 gennaio 2024, così da consentirci una corretta gestione delle chiusure contabili.
Rimaniamo a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o necessità e cogliamo l’occasione per ringraziarla per la fiducia accordataci nel corso dell’anno.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Nome Azienda]
[Contatti aziendali]
Modello Comunicazione ai clienti per fatture di fine anno
Oggetto: Comunicazione Fatturazione di Fine Anno
Gentile Cliente,
Con l’approssimarsi della chiusura dell’anno fiscale, desideriamo informarLa che, al fine di garantire una corretta gestione amministrativa e contabile, procederemo all’emissione delle ultime fatture relative ai servizi/prodotti forniti nel corso del 2023 entro il 31 dicembre.
Le chiediamo cortesemente di verificare che tutti gli ordini, i dati di fatturazione e le eventuali richieste specifiche siano comunicati al nostro ufficio amministrativo entro e non oltre il 15 dicembre 2023, così da poterle includere nella fatturazione di fine anno.
In caso di necessità o per eventuali chiarimenti, il nostro team amministrativo resta a Sua disposizione ai consueti recapiti.
RingraziandoLa per la collaborazione, cogliamo l’occasione per porgerLe i nostri migliori auguri di buone feste.
Cordiali saluti,
[Nome Azienda]
[Ufficio Amministrativo]
[Contatti]