Se un’impresa deve documentare i costi sostenuti per attività di ricerca e sviluppo, la certificazione delle spese serve a descrivere e attestare, sulla base delle verifiche e dei documenti disponibili, quali importi sono riferibili ai progetti e come sono stati determinati. Può essere richiesta o utilizzata nell’ambito della gestione di agevolazioni fiscali, per predisporre la documentazione aziendale o per rispondere a controlli e richieste di chiarimento. Poiché può avere rilevanza fiscale e amministrativa, il contenuto deve corrispondere alle attività effettivamente svolte e alle evidenze raccolte.
Un fac simile già organizzato aiuta a raccogliere con ordine le informazioni sull’impresa, sui progetti e sulle spese, riducendo il rischio di tralasciare elementi utili. Non sostituisce le verifiche necessarie né l’intervento del soggetto incaricato della certificazione, quando previsto: è una base da adattare al caso concreto e alla documentazione contabile disponibile. In questa pagina trovi indicazioni per compilare il documento e un esempio da personalizzare in base alle caratteristiche dell’attività e ai costi da attestare.
Come preparare Certificazione spese ricerca e sviluppo
Prima di predisporre una certificazione delle spese di ricerca e sviluppo, chiarisci a quale agevolazione, procedura o richiesta deve servire e per quale periodo. L’espressione può riferirsi alla verifica contabile dei costi sostenuti oppure alla valutazione tecnica delle attività svolte: sono verifiche diverse e non vanno confuse. La prima riguarda, in genere, l’effettività delle spese e la loro corretta registrazione; la seconda riguarda la natura e le caratteristiche dei progetti. Se il destinatario richiede entrambe, prepara documenti o sezioni distinte, coordinati tra loro.
Raccogli prima la documentazione dell’impresa e dei progetti: dati societari aggiornati, esercizio o anni interessati, descrizione delle attività, contabilità, fatture, contratti, registri del personale e prospetti di calcolo. Recupera anche le istruzioni della misura o della procedura cui la certificazione è destinata. Requisiti, categorie di costo e modalità di attestazione possono cambiare in base al caso; non dare per scontato che un modello usato in precedenza sia ancora adeguato.
Identifica con precisione l’impresa beneficiaria, riportando denominazione, codice fiscale e partita IVA, sede e, se utile, dati del rappresentante. Indica poi chi effettua la verifica e con quale qualifica professionale, specificando i riferimenti necessari a identificarlo. Il soggetto che ha svolto i controlli deve risultare distinto e riconoscibile rispetto all’impresa: un prospetto interno preparato dall’azienda può supportare la certificazione, ma non deve essere presentato come attestazione del professionista se non è stato da questi verificato e sottoscritto.
Definisci senza ambiguità il periodo esaminato, usando le date o l’esercizio contabile pertinenti, e delimita il contenuto della verifica. Indica se la certificazione riguarda uno o più progetti e quali costi prende in esame. Un riferimento generico alle “spese di ricerca e sviluppo” non consente di capire quali attività, registrazioni o importi siano stati controllati. Se l’attività è articolata in progetti, assegna a ciascuno un titolo o un codice coerente con quello usato nei documenti aziendali.
Descrivi i progetti con elementi concreti: obiettivi, attività svolte, periodo di esecuzione, personale e risorse impiegati, risultati o avanzamento raggiunto. La spiegazione deve permettere di collegare le spese dichiarate ai lavori effettivi. Evita descrizioni promozionali o formule generiche come “sviluppo di nuove tecnologie” senza indicare che cosa è stato realizzato, quali attività sono state affrontate e a quale progetto si riferiscono i costi. Eventuali valutazioni sull’ammissibilità tecnica vanno mantenute distinte dalla sola verifica contabile, se la procedura richiede entrambe.
Presenta gli importi in modo riconciliabile con la contabilità. Per ciascuna categoria indica il criterio di calcolo, il totale e, quando serve, il dettaglio per progetto, periodo o fornitore. Specifica la valuta e chiarisci la base di calcolo adottata, compreso il trattamento dell’IVA quando rilevante per il caso. Per il personale, documenta il collegamento tra risorse, attività e costi; per beni, servizi e consulenze, consenti di risalire ai documenti di spesa e alla loro pertinenza. Se ripartisci costi condivisi, esplicita il criterio utilizzato e i dati che lo sostengono: una quota priva di spiegazione o un importo complessivo non riconciliato rendono difficile verificare il risultato.
Nel corpo della certificazione riporta l’oggetto dell’incarico, l’ambito e il periodo verificati, le procedure o i controlli svolti in termini comprensibili e il risultato raggiunto. La conclusione deve corrispondere alle verifiche effettivamente eseguite: non estendere l’attestazione a progetti, anni o categorie di costo che non sono stati esaminati. Se emergono differenze, documenti mancanti o limiti alla verifica, descrivili con precisione e chiarisci come incidono sugli importi o sulle conclusioni; evita formulazioni che possano far apparire come verificato un dato rimasto incerto.
Organizza gli allegati in modo che ogni cifra e affermazione rilevante possa essere ricondotta alla relativa prova. Puoi usare un prospetto riepilogativo con il dettaglio dei costi e richiamare documenti contabili, tecnici e del personale mediante nomi, date, numeri o codici coerenti. Se la documentazione è conservata separatamente, indica dove si trova e come è identificata. Un richiamo generico a “documentazione agli atti” è poco utile quando non permette di individuare i materiali esaminati; controlla inoltre che ogni allegato citato sia effettivamente presente o reperibile.
Usa un tono tecnico, sobrio e verificabile. Riporta fatti, criteri e risultati senza dichiarazioni più ampie di quelle supportate dalle evidenze. La forma può variare: spesso è pratico predisporre una relazione firmata accompagnata da un prospetto analitico, ma eventuali modelli o formalità richiesti dal destinatario o dalla disciplina applicabile vanno rispettati. Non inserire formule standard che sembrino attribuire alla certificazione effetti automatici non previsti per il caso concreto.
Completa il documento con luogo e data di emissione, firma del soggetto incaricato e, se pertinente, gli estremi professionali richiesti. Verifica che la firma sia presente anche sugli allegati o sui prospetti quando necessario a garantirne l’integrità e il collegamento con la certificazione. Prima della consegna, confronta totali e periodi con la contabilità, controlla che non vi siano doppie imputazioni o importi incongruenti, accertati che impresa, progetti e firmatario siano identificati correttamente e verifica che testo, prospetti e documenti di supporto riportino gli stessi dati.
Se la certificazione serve per un credito d’imposta o un’altra misura agevolativa, accertati in particolare che il documento risponda alla funzione richiesta: l’attestazione contabile delle spese non equivale, di per sé, a una valutazione tecnica delle attività, e viceversa. Le qualifiche del certificatore, i contenuti richiesti e le modalità di presentazione possono dipendere dalla misura e dal periodo interessati; controllali prima della firma e dell’invio, anziché adattare una certificazione generica a posteriori.
Esempio di Certificazione spese ricerca e sviluppo
CERTIFICAZIONE DELLE SPESE SOSTENUTE PER ATTIVITÀ DI RICERCA E SVILUPPO
1. SOGGETTO BENEFICIARIO
Denominazione / ragione sociale: ______________________________________________
Codice fiscale: ______________________________ Partita IVA: ______________________________
Sede legale: __________________________________________________________________
Sede operativa interessata dalle attività: __________________________________________
Legale rappresentante: _________________________________________________________
Codice fiscale del legale rappresentante: __________________________________________
2. SOGGETTO CERTIFICATORE
Il/La sottoscritto/a ____________________________________________________________
Codice fiscale: ______________________________ Partita IVA: ______________________________
Con studio/sede in ____________________________________________________________
Iscritto/a a _________________________________________________________________
Albo / registro: ______________________________ Numero di iscrizione: _____________________
In qualità di __________________________________________________________________
eventuale società di revisione: _________________________________________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________________________________________
3. OGGETTO E PERIODO DELLA CERTIFICAZIONE
La presente certificazione riguarda le spese sostenute dal soggetto beneficiario per le attività di ricerca e sviluppo di seguito identificate e la relativa documentazione contabile e amministrativa esaminata.
Periodo di riferimento: dal ____/____/________ al ____/____/________
Esercizio contabile: ______________________________
Agevolazione o finalità per la quale è richiesta la certificazione:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Disciplina normativa e amministrativa applicabile, come indicata dal soggetto beneficiario:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
4. ATTIVITÀ E PROGETTI ESAMINATI
Progetto / attività n. 1
Titolo: _____________________________________________________________________
Descrizione degli obiettivi e delle attività svolte:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Periodo di svolgimento: dal ____/____/________ al ____/____/________
Tipologia di attività dichiarata dal soggetto beneficiario:
____________________________________________________________________________
Unità organizzative, sedi o reparti coinvolti:
____________________________________________________________________________
Responsabile tecnico del progetto: _______________________________________________
Progetto / attività n. 2
Titolo: _____________________________________________________________________
Descrizione degli obiettivi e delle attività svolte:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Periodo di svolgimento: dal ____/____/________ al ____/____/________
Tipologia di attività dichiarata dal soggetto beneficiario:
____________________________________________________________________________
Unità organizzative, sedi o reparti coinvolti:
____________________________________________________________________________
Responsabile tecnico del progetto: _______________________________________________
Ulteriori progetti o attività esaminati:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
5. DOCUMENTAZIONE ESAMINATA E VERIFICHE SVOLTE
Ai fini della presente certificazione sono stati esaminati, nei limiti pertinenti all’incarico, i documenti e le evidenze di seguito indicati:
Registri contabili, mastri e scritture contabili:
____________________________________________________________________________
Fatture, note di credito e documentazione dei fornitori:
____________________________________________________________________________
Documentazione del personale, prospetti paga e criteri di imputazione delle ore:
____________________________________________________________________________
Contratti, ordini, incarichi e documentazione relativa a prestazioni di terzi:
____________________________________________________________________________
Documentazione relativa a beni strumentali, quote di ammortamento e periodi di utilizzo:
____________________________________________________________________________
Prospetti di calcolo e criteri di ripartizione dei costi:
____________________________________________________________________________
Relazioni tecniche, registri di progetto, rapporti di prova o altra documentazione relativa alle attività:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Ulteriore documentazione esaminata:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Verifiche effettuate sulla riconciliazione tra costi rendicontati, documentazione giustificativa e scritture contabili:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Criteri di selezione dei documenti e modalità di svolgimento delle verifiche:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
6. PROSPETTO DELLE SPESE ESAMINATE
Le spese sono indicate secondo le categorie applicabili alla disciplina richiamata al punto 3.
Voce di costo: _______________________________________________________________
Descrizione e criterio di imputazione:
____________________________________________________________________________
Importo rendicontato: euro ______________________________
Importo riscontrato e certificato: euro ______________________________
Documenti principali verificati:
____________________________________________________________________________
Eventuali rettifiche o esclusioni e relativa motivazione:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Voce di costo: _______________________________________________________________
Descrizione e criterio di imputazione:
____________________________________________________________________________
Importo rendicontato: euro ______________________________
Importo riscontrato e certificato: euro ______________________________
Documenti principali verificati:
____________________________________________________________________________
Eventuali rettifiche o esclusioni e relativa motivazione:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Voce di costo: _______________________________________________________________
Descrizione e criterio di imputazione:
____________________________________________________________________________
Importo rendicontato: euro ______________________________
Importo riscontrato e certificato: euro ______________________________
Documenti principali verificati:
____________________________________________________________________________
Eventuali rettifiche o esclusioni e relativa motivazione:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
RIEPILOGO
Totale spese rendicontate dal soggetto beneficiario: euro ___________________________
Totale spese riscontrate e certificate: euro _______________________________________
Totale spese non certificate o rettificate: euro ____________________________________
Motivazione delle differenze, se presenti:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
7. CRITERI DI IMPUTAZIONE E RISULTANZE
Criteri adottati per l’imputazione delle spese ai progetti o alle attività:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Criteri adottati per la ripartizione dei costi promiscui:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Riscontri effettuati in merito alla competenza temporale e alla contabilizzazione delle spese:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Riscontri effettuati in merito all’effettivo sostenimento e alla documentazione dei costi:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Eventuali osservazioni, limitazioni o elementi che hanno impedito verifiche complete:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
8. CERTIFICAZIONE
Il/La sottoscritto/a, sulla base della documentazione esaminata e delle verifiche indicate nel presente documento, certifica che l’importo complessivo delle spese sostenute dal soggetto beneficiario nel periodo di riferimento e riscontrate ai fini della presente certificazione è pari a:
euro ______________________________
(in lettere __________________________________________________________________)
La certificazione riguarda la rispondenza delle spese alla documentazione contabile e amministrativa esaminata e ai criteri di imputazione dichiarati, nei limiti dell’incarico conferito e delle verifiche descritte.
La verifica della natura tecnica delle attività e della loro riconducibilità ai requisiti previsti dalla disciplina applicabile:
è stata svolta nei seguenti limiti e con le seguenti modalità:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
oppure
non rientra nell’ambito delle verifiche svolte per la presente certificazione.
La presente certificazione è riferita esclusivamente al soggetto beneficiario, al periodo, ai progetti e agli importi sopra indicati e alla documentazione esaminata. Non attesta elementi che non siano stati oggetto delle verifiche descritte.
9. ALLEGATI
Prospetto analitico delle spese certificate: ________________________________________
Elenco della documentazione esaminata: _________________________________________
Relazione sulle verifiche svolte: _________________________________________________
Ulteriori allegati:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Luogo: ____________________________________ Data: ____/____/________
IL SOGGETTO CERTIFICATORE
Nome e cognome: ____________________________________________________________
Firma: _____________________________________________________________________
Timbro, se previsto: __________________________________________________________