La comunicazione di avvio del procedimento è l’avviso con cui un’amministrazione informa le persone interessate che è iniziata un’attività amministrativa che può riguardarle. Serve a rendere noto l’oggetto del procedimento e a permettere ai destinatari di conoscere l’iniziativa dell’ente e, nei casi previsti, di partecipare prima che venga adottato il provvedimento. Può essere utilizzata, per esempio, nell’istruttoria di una domanda di autorizzazione o di contributo, oppure quando il procedimento può incidere su interessi individuali.
Per l’ufficio che deve predisporla, un fac simile già strutturato è utile per organizzare le informazioni e ridurre il rischio di tralasciare elementi rilevanti, fermo restando che il testo va adattato al caso concreto e alle indicazioni dell’amministrazione. In questa pagina trovi indicazioni pratiche per compilare la comunicazione e un esempio da personalizzare in base al procedimento e ai destinatari.
Come preparare Comunicazione avvio procedimento art. 7 L. 241/90
La comunicazione di avvio del procedimento è un atto con cui un’amministrazione informa le persone interessate che ha iniziato un procedimento amministrativo o che deve avviarne uno su istanza. La predispone l’amministrazione, non il cittadino: la sua funzione è rendere riconoscibili il procedimento, l’ufficio che lo segue e le modalità con cui i destinatari possono partecipare. Per redigerla, occorre considerare l’articolo 7 della legge n. 241/1990 insieme alle indicazioni di contenuto previste dall’articolo 8 e alle eventuali regole applicabili al procedimento specifico.
Prima di scrivere, ricostruisci il procedimento: verifica se è stato avviato d’ufficio o su domanda, quale atto o attività ne ha determinato l’inizio, quale decisione l’amministrazione dovrà assumere e quali persone possono riceverne un pregiudizio diretto. Individua i destinatari da avvisare in base alla loro posizione concreta e alle norme applicabili; non limitarti al richiedente se il procedimento può incidere anche su altri soggetti. Se alcune persone interessate sono identificabili, valuta come raggiungerle. Quando la comunicazione personale comporta particolari difficoltà per il numero dei destinatari, l’articolo 8 contempla forme di pubblicità idonee, da individuare secondo il caso.
Raccogli anche gli elementi organizzativi prima di impostare il testo: l’amministrazione competente, l’ufficio che gestisce il procedimento, il nominativo del responsabile, il termine previsto per concluderlo e i canali effettivamente utilizzabili per presentare memorie o documenti. Verifica quali atti sono già disponibili per la visione, dove si trovano e come si può accedere, anche per via telematica se il servizio è predisposto. Non indicare termini, uffici o modalità per supposizione: un dato errato può rendere difficile per il destinatario orientarsi o partecipare.
Apri la comunicazione identificando chiaramente l’amministrazione mittente e l’ufficio competente. Inserisci i dati del destinatario in modo da evitare scambi o notifiche alla persona sbagliata: per una persona fisica usa gli elementi identificativi disponibili; per un’impresa o un ente indica la denominazione corretta e, se pertinente, la persona o la qualità in cui il destinatario riceve la comunicazione. Controlla l’indirizzo o il recapito digitale utilizzato e, se scrivi a un rappresentante, verifica che risulti effettivamente legittimato a riceverla. Numero di protocollo, data e riferimenti interni aiutano a rintracciare l’atto, secondo le prassi dell’amministrazione.
Indica poi, in modo riconoscibile, l’oggetto del procedimento. La formula dovrebbe consentire di capire quale pratica o vicenda è in esame, senza fermarsi a espressioni vaghe come “procedimento amministrativo” o “verifica in corso”. Se esiste una domanda, un provvedimento precedente, un bene, un’attività o un rapporto a cui il procedimento si riferisce, richiamalo con gli estremi utili. Distingui la comunicazione di avvio da una comunicazione dei motivi ostativi all’accoglimento di un’istanza: sono atti diversi e non vanno presentati come intercambiabili.
Nel descrivere l’oggetto e le ragioni dell’avvio, usa fatti verificabili e riferimenti sufficienti a far comprendere la questione sottoposta all’amministrazione. Specifica le date, i periodi, i luoghi, i documenti o le condotte rilevanti quando servono a individuare il caso; se richiami una domanda, un accertamento o un atto, riportane gli estremi. Evita descrizioni incomplete o formule che anticipino come certa una conclusione ancora da assumere. La comunicazione informa dell’esistenza del procedimento: non dovrebbe confondere questa fase con la decisione finale.
Riporta il responsabile del procedimento e l’ufficio di riferimento, con i dati di contatto utili secondo l’organizzazione dell’ente. Specifica il termine previsto per la conclusione e i rimedi esperibili in caso di inerzia, dopo aver verificato quale termine e quali indicazioni si applicano a quel procedimento. Nei procedimenti avviati su istanza, indica anche la data di presentazione della domanda. Se la data o il termine dipendono da una circostanza non ancora verificata, chiariscila prima di inviare la comunicazione invece di inserire un’indicazione ambigua o contraddittoria.
Spiega con indicazioni pratiche come il destinatario può partecipare: dove presentare memorie e documenti, con quali modalità e a quale ufficio indirizzarli. Indica dove prendere visione degli atti e come accedervi; quando è possibile la consultazione telematica, specifica il canale corretto. Se per consultare o ottenere documenti occorrono passaggi ulteriori, descrivili senza promettere accessi o servizi non disponibili. L’articolo 10 della legge n. 241/1990 disciplina la partecipazione degli interessati nei procedimenti, ma i tempi e le modalità concrete vanno verificati in relazione alla disciplina applicabile; non aggiungere scadenze standard non previste per quel caso.
Il tono deve essere istituzionale, chiaro e neutro. Preferisci frasi dirette, termini comprensibili e riferimenti puntuali; limita le formule burocratiche che non aiutano a capire che cosa è iniziato e come seguire la pratica. Se il procedimento riguarda importi, periodi, superfici o quantità, specifica a che cosa si riferiscono e quale fonte li documenta. Se non sono ancora determinati, non presentarli come definitivi: descrivi con precisione l’elemento in corso di verifica.
La comunicazione può essere organizzata in paragrafi brevi, con una sezione facilmente individuabile per oggetto, responsabile, termine e accesso agli atti. Questa impostazione è pratica, ma la disposizione grafica può variare in base ai modelli dell’ente e agli strumenti con cui viene trasmesso l’atto. Se richiami documenti allegati, identifica ciascuno con un titolo o un riferimento e controlla che sia effettivamente incluso; se gli atti sono consultabili presso un ufficio o online, indica i riferimenti necessari a individuarli senza confondere la consultazione con l’allegazione.
Prima dell’invio, confronta i destinatari con le informazioni disponibili nel fascicolo e verifica che oggetto, fatti, responsabile, termine, modalità di partecipazione e accesso agli atti siano coerenti tra loro. Controlla in particolare che gli estremi delle domande e dei documenti siano esatti, che recapiti e collegamenti funzionino e che non siano rimasti campi incompleti. Verifica inoltre se ricorrono particolari esigenze che incidono sulla comunicazione o sulla sua forma: l’articolo 7 contempla l’eccezione legata a specifiche esigenze di celerità, mentre l’articolo 8 disciplina le forme di comunicazione e le informazioni da fornire.
Chiudi con luogo e data quando previsti dalle modalità dell’amministrazione e con l’identificazione del soggetto che sottoscrive o adotta l’atto secondo le procedure dell’ente. La firma può seguire le regole organizzative e di gestione documentale utilizzate, comprese quelle per gli atti informatici; non va sostituita da una formula generica se il sistema richiede un’identificazione specifica. Conserva nel fascicolo la comunicazione nella versione effettivamente trasmessa e gli elementi che documentano l’invio, secondo le procedure applicabili.
Esempio di Comunicazione avvio procedimento art. 7 L. 241/90
AMMINISTRAZIONE PROCEDENTE
Denominazione: __________________________________________________________
Ufficio/servizio: ________________________________________________________
Indirizzo: ______________________________________________________________
PEC o altro recapito istituzionale: ______________________________________
Telefono: __________________________
Prot. n. __________________________ Data ____/____/________
COMUNICAZIONE DI AVVIO
DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
(artt. 7 e 8, L. 7 agosto 1990, n. 241)
DESTINATARIO
Nome e cognome / denominazione: __________________________________________
Codice fiscale / partita IVA: ____________________________________________
Qualità o titolo in base al quale è destinatario della comunicazione:
__________________________________________________________________________
Indirizzo: ______________________________________________________________
PEC o altro recapito: ____________________________________________________
OGGETTO DEL PROCEDIMENTO
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
L’Amministrazione comunica l’avvio del procedimento indicato in oggetto,
ai sensi degli artt. 7 e 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
Modalità di avvio:
☐ d’ufficio
☐ su istanza di parte
Data di presentazione dell’istanza, se pertinente: ____/____/________
Istante, se diverso dal destinatario: _____________________________________
ELEMENTI IDENTIFICATIVI DEL PROCEDIMENTO
Amministrazione competente: ______________________________________________
Ufficio competente: ______________________________________________________
Responsabile del procedimento:
Nome e cognome: __________________________________________________________
Qualifica: _______________________________________________________________
Recapito dell’ufficio: ___________________________________________________
PEC o altro recapito: ____________________________________________________
Termine previsto per la conclusione del procedimento:
____/____/________
oppure entro __________________________ dalla data ________________________
Rimedi esperibili in caso di mancata conclusione entro il termine:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Soggetto o ufficio cui rivolgersi e relativi recapiti:
__________________________________________________________________________
Data entro la quale gli interessati possono presentare memorie scritte e
documenti: ____/____/________
Ufficio presso il quale è possibile prendere visione degli atti:
__________________________________________________________________________
Giorni e orari di accesso: _______________________________________________
Modalità di accesso telematico o recapito per richiedere l’accesso:
__________________________________________________________________________
INFORMAZIONI SULL’OGGETTO E SULLO SVOLGIMENTO
Sintesi dei fatti e delle circostanze che hanno determinato l’avvio:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Presupposti normativi e amministrativi del procedimento:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Esito o provvedimento conclusivo previsto, ove individuabile:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Per il procedimento avviato su istanza di parte, indicazione dell’istanza
e dell’ufficio presso il quale è stata presentata:
__________________________________________________________________________
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PARTECIPAZIONE AL PROCEDIMENTO
I destinatari della presente comunicazione e gli altri soggetti legittimati
possono intervenire nel procedimento e presentare memorie scritte e
documenti, entro il termine sopra indicato, utilizzando i seguenti recapiti
o modalità:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Le memorie e i documenti devono essere pertinenti all’oggetto del
procedimento. L’Amministrazione li valuterà ove siano pertinenti
all’istruttoria.
Eventuali richieste di chiarimento o comunicazioni relative al procedimento
possono essere indirizzate al responsabile del procedimento ai recapiti
indicati nella presente comunicazione.
Luogo: _______________________________ Data: ____/____/________
Il responsabile del procedimento
Nome e cognome: __________________________________________________________
Firma: __________________________________________________________________
Allegati:
__________________________________________________________________________
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