Se l’azienda chiede di dichiarare alcune informazioni per gestire i fringe benefit, l’autocertificazione permette al lavoratore di comunicarle in modo chiaro al datore di lavoro. Può essere utile, per esempio, quando occorre indicare la presenza di figli fiscalmente a carico o confermare altre circostanze richieste dall’ufficio del personale per valutare il trattamento dei benefit. Le informazioni da riportare possono variare in base alla richiesta aziendale e alla situazione del dipendente: è quindi opportuno attenersi alle indicazioni ricevute e dichiarare solo dati corretti e pertinenti.
Un fac simile già impostato aiuta a organizzare le dichiarazioni, inserire i dati del dipendente e del destinatario e lasciare spazio alla data e alla firma, riducendo il rischio di dimenticare informazioni richieste. Il modello va comunque adattato al caso concreto e alle istruzioni dell’azienda; la dichiarazione, da sola, non determina il riconoscimento del benefit né il relativo trattamento. In questa pagina trovi indicazioni per compilare il documento e un esempio da personalizzare prima di consegnarlo.
Come preparare Autocertificazione fringe benefit
L’autocertificazione fringe benefit è di norma una dichiarazione del dipendente rivolta al datore di lavoro per comunicare informazioni utili alla gestione dei beni e servizi ricevuti nell’anno. Non esiste un modulo unico valido per ogni azienda: prima di compilarla, chiedi all’ufficio del personale quale modello usare e verifica a quale anno fiscale si riferisce. La dichiarazione può servire, per esempio, a segnalare benefit riconosciuti da un precedente datore di lavoro nello stesso anno o a fornire altri dati richiesti per applicare il trattamento previsto dall’azienda. Non va confusa con una richiesta di assegnazione di un benefit.
Raccogli prima le informazioni che il modulo richiede: periodo di riferimento, eventuali rapporti di lavoro avuti nello stesso anno e beni o servizi ricevuti da ciascun datore di lavoro. Se hai cambiato impiego, recupera i dati comunicati dal precedente datore di lavoro, per esempio da una sua attestazione o dalla documentazione relativa ai benefit. Non stimare gli importi a memoria: chiedi conferma all’azienda che li ha riconosciuti, soprattutto se il modulo richiede il valore fiscalmente attribuito e non il prezzo di acquisto o il costo sostenuto da te.
Nella parte identificativa inserisci nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e recapito, seguendo i campi del modello. Indica con precisione il datore di lavoro destinatario, soprattutto se il modulo viene inviato a una società appartenente a un gruppo o a una sede diversa da quella in cui lavori. Se compaiono campi relativi al rapporto, come matricola o ufficio, riportali solo quando li conosci e sono richiesti.
Indica chiaramente l’anno a cui si riferisce la dichiarazione. Se devi comunicare benefit ricevuti da altri datori di lavoro, identifica ciascun datore e specifica, per quanto richiesto, la tipologia del bene o servizio, il periodo in cui è stato riconosciuto e il relativo valore. Evita formule vaghe come “benefit già ricevuti” o un importo complessivo privo di spiegazione: potrebbero non consentire all’ufficio paghe di capire a quali rapporti e periodi si riferiscano i dati. Se il modulo prevede una dichiarazione negativa, seleziona quella casella soltanto dopo aver verificato che non vi siano benefit da segnalare secondo le istruzioni ricevute.
Alcuni moduli chiedono informazioni ulteriori, per esempio dati relativi ai figli a carico o a specifiche spese rimborsate. Compila queste sezioni solo se sono presenti e pertinenti alla richiesta del datore di lavoro; per i figli, usa i dati identificativi richiesti, come il codice fiscale, e non limitarti a indicare genericamente il numero dei componenti della famiglia. Per rimborsi o benefit legati a spese, descrivi la voce e il periodo con la precisione richiesta e allega i documenti solo se il modulo o l’azienda li richiedono. Le informazioni necessarie possono cambiare in base alla disciplina applicabile nell’anno e al tipo di benefit.
Quando il modulo chiede una dichiarazione sostitutiva, leggi con attenzione la formula e distingui ciò che attesti personalmente dai dati che risultano da documenti aziendali. Non alterare né sommare importi calcolati con criteri diversi. Se non sai se indicare il valore nominale, quello comunicato dal precedente datore di lavoro o un’altra misura, chiedi istruzioni prima dell’invio: un importo ambiguo o non verificabile può rendere la comunicazione inutilizzabile per l’elaborazione delle competenze.
Usa un tono formale e diretto. La dichiarazione deve riferire fatti, non contenere valutazioni o richieste estranee. Se il modello lascia spazio a note, impiegalo soltanto per chiarire una situazione concreta, come la presenza di più rapporti di lavoro nel periodo, indicando a quale datore e a quali date si riferisce l’informazione. Evita aggiunte che contraddicano le caselle selezionate o condizioni formulate in modo incerto.
Completa luogo e data e apponi la firma richiesta. Se il modulo viene trasmesso in formato digitale, segui le modalità indicate dall’ufficio del personale e verifica se occorre una firma autografa, una firma elettronica o un documento identificativo. Nomina e allega ogni documento di supporto richiamato nella dichiarazione; scrivere “come da allegato” senza includere il file o senza identificarlo può creare dubbi su quali dati siano stati dichiarati.
Prima di consegnarla, controlla che il periodo sia quello corretto, che i datori di lavoro e gli importi siano identificati senza ambiguità e che le informazioni coincidano con i documenti disponibili. Verifica inoltre di non aver lasciato vuote sezioni necessarie, di aver selezionato una sola opzione quando il modulo lo richiede e di aver firmato. Conserva una copia della dichiarazione e degli allegati inviati; se in seguito rilevi un errore, comunica tempestivamente la correzione all’ufficio del personale indicando quale dato deve essere rettificato.
Esempio di Autocertificazione fringe benefit
AUTOCERTIFICAZIONE AI FINI DEI FRINGE BENEFIT
DICHIARANTE
Il/La sottoscritto/a ____________________________________________________________
nato/a a ______________________________________________ il ____/____/________
codice fiscale ________________________________________________________________
residente in _________________________________________________________________
via/piazza ______________________________________________ n. __________________
in qualità di dipendente/collaboratore di ______________________________________
con sede in ___________________________________________________________________
con riferimento all’anno d’imposta ________,
consapevole delle responsabilità e delle conseguenze previste in caso di dichiarazioni non veritiere, ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445,
DICHIARA
1. FIGLI FISCALMENTE A CARICO
che, per l’anno d’imposta sopra indicato, i seguenti figli risultano fiscalmente a carico ai fini della disciplina applicabile ai fringe benefit:
Figlio/a 1
Nome e cognome ________________________________________________________________
codice fiscale ________________________________________________________________
nato/a a ______________________________________________ il ____/____/________
rapporto di parentela _________________________________________________________
Figlio/a 2
Nome e cognome ________________________________________________________________
codice fiscale ________________________________________________________________
nato/a a ______________________________________________ il ____/____/________
rapporto di parentela _________________________________________________________
Figlio/a 3
Nome e cognome ________________________________________________________________
codice fiscale ________________________________________________________________
nato/a a ______________________________________________ il ____/____/________
rapporto di parentela _________________________________________________________
Ulteriori figli
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
2. FRINGE BENEFIT RICEVUTI DA ALTRI DATORI DI LAVORO
Con riferimento al medesimo anno d’imposta, dichiara:
□ di non aver ricevuto fringe benefit da altri datori di lavoro;
□ di aver ricevuto fringe benefit da altri datori di lavoro, come di seguito indicato:
Datore di lavoro ______________________________________________________________
Periodo di riferimento _________________________________________________________
Tipologia dei benefit _________________________________________________________
Valore comunicato o riconosciuto, se disponibile: euro __________________________
Ulteriori informazioni
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Il/La dichiarante si impegna a comunicare tempestivamente eventuali variazioni dei dati dichiarati che possano incidere sul trattamento dei fringe benefit per l’anno d’imposta indicato.
Luogo ___________________________________________ Data ____/____/________
Firma del/della dichiarante
________________________________________________
Documento di identità allegato, se necessario:
tipo ______________________________ numero _________________________________
rilasciato da __________________________________ il ____/____/________