La richiesta di copia di un assegno incassato è la formale richiesta inviata alla banca per ottenere la riproduzione (fotocopia o immagine digitale) di un assegno che è stato riscosso e registrato dall’istituto. Si tratta di un documento che mostra generalmente il fronte e il retro dell’assegno, con gli estremi scritti (data, importo, beneficiario), il timbro o la dicitura della banca attestante l’incasso e le eventuali indosso o annotazioni apposte al verso; per questo motivo la copia è utile come prova tangibile dell’avvenuto pagamento e delle modalità con cui l’assegno è stato girato o incassato. Chi richiede tale copia lo fa per verificare la regolarità dell’operazione — ad esempio per riconciliare conti, chiarire una discrepanza tra quanto comunicato e quanto effettivamente riscosso, documentare entrate per fini fiscali o contabili, o per costituire prova in caso di contestazioni e procedimenti legali relativi a frodi o mancati pagamenti. La banca rilascierà la copia solo a persone legittimate (titolare del conto, soggetti autorizzati o su richiesta dell’autorità giudiziaria) e di norma richiede l’indicazione degli elementi che identificano l’assegno (data, importo, numero o conto) oltre a poter applicare una commissione e rispettare i tempi tecnici e i vincoli di conservazione previsti dalla normativa bancaria; in alcuni casi la copia può essere prodotta in forma certificata se serve come documento probatorio ufficiale.
Come scrivere una Richiesta copia assegno incassato
Per scrivere una richiesta di copia di un assegno incassato è importante mirare a chiarezza, completezza e tono formale, così che l’ufficio della banca possa identificare immediatamente la pratica e fornire la documentazione corretta. Il documento inizia coll’indicare il luogo e la data in alto a destra; subito dopo, a sinistra, si scrive il nome della filiale o l’ufficio competente della banca cui si rivolge la richiesta, seguito dall’indirizzo se inviata per posta. L’apertura del testo deve contenere una formula di cortesia formale, ad esempio rivolgendosi a “Spett.le [Nome Banca] – Filiale di [città]” o semplicemente “Alla cortese attenzione dell’Ufficio Conti Correnti”. Subito dopo si procede con una frase introduttiva che espliciti l’oggetto della richiesta in modo sintetico ma preciso: chiedere la copia dell’assegno incassato relativo a una specifica operazione e precisare se si desidera copia semplice o copia conforme/contestuale alla certificazione dell’incasso.
Nel corpo della missiva vanno forniti tutti i dati identificativi necessari: il nome e cognome del titolare del conto, l’eventuale ragione sociale, il codice fiscale o partita IVA se pertinente, l’IBAN o il numero del conto corrente e il numero di contratto o codice cliente se disponibile. Per individuare l’assegno oggetto della richiesta è fondamentale indicare con precisione la data dell’emissione o dell’incasso, l’importo in euro, il numero dell’assegno (se noto), il nome del traente e del beneficiario come riportati sull’assegno, nonché la causale o eventuali dettagli presenti nell’annotazione contabile sul conto. Se la richiesta riguarda un assegno emesso/versato da un terzo o si tratta di una pratica con più assegni, chiarire il motivo della richiesta e specificare i riferimenti di tutte le operazioni interessate per evitare confusione. Se non si è l’intestatario del conto ma si agisce per conto terzi, è essenziale allegare una delega sottoscritta e una copia del documento d’identità del delegante.
Occorre poi precisare la modalità di ricezione della copia desiderata: si può richiedere l’invio via posta ordinaria, raccomandata con avviso di ricevimento, PEC se la banca la accetta, oppure il ritiro diretto presso la filiale. È opportuno chiedere esplicitamente l’indicazione di eventuali costi di ricerca e rilascio documentale, i tempi stimati per l’evasione della richiesta e la possibilità di ottenere una copia conforme all’originale o una semplice fotocopia. Alla fine del corpo della lettera inserire una frase di chiusura che ribadisca la disponibilità a fornire ulteriori chiarimenti e che fornisca un recapito telefonico e un indirizzo e‑mail per eventuali comunicazioni.
Lo stile della comunicazione deve mantenersi sobrio e professionale: utilizzare frasi brevi e termini tecnici bancari corretti, evitare espressioni colloquiali o giustificazioni prolisse, e prediligere la forma attiva quando si richiedono azioni (“La invito a inviare…” piuttosto che frasi vaghe). Usare numeri arabi per importi e date (ad esempio 15/02/2026) e riportare sempre i numeri identificativi fra parentesi per maggiore evidenza. Prima della firma ricordare di allegare copia del documento di identità del richiedente e la delega se necessaria; è buona prassi elencare gli allegati accanto alla firma per facilitare la verifica da parte dell’operatore bancario.
Infine la chiusura deve essere cortese e formale, con una formula come “Distinti saluti” o “Cordiali saluti”, seguita dalla firma autografa del richiedente e dalla stampa del nome completo. Se la richiesta viene inviata per posta elettronica ordinaria o PEC, adattare la forma sostituendo la firma autografa con una dichiarazione di autorizzazione e allegando la scansione del documento d’identità. Conservare sempre copia della richiesta inviata e delle ricevute di spedizione o PEC, in modo da poter dimostrare la presentazione della pratica in caso di necessità.
Esempio di testo che può essere adattato ai dati specifici del caso:
Spett.le [Nome Banca] – Filiale di [Città], con la presente il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], nato/a il [data di nascita], codice fiscale [CF], titolare del conto corrente n. [numero conto/IBAN], chiede il rilascio della copia dell’assegno incassato relativo all’operazione contabilizzata in data [data contabilizzazione] per l’importo di Euro [importo], emesso in data [data emissione] dal/la sig./sig.ra [nome traente] e avente numero assegno [numero assegno], il cui beneficiario risulta essere [nome beneficiario]. La presente richiesta è motivata da [breve motivazione, ad esempio “verifica documentale” o “accertamento amministrativo”]. Si richiede copia semplice/copia conforme all’originale (barrare la modalità desiderata) e la disponibilità a ricevere la documentazione tramite [raccomandata/PEC/ritiro in filiale], precisando che, se occorre, sono disponibile a corrispondere gli eventuali diritti di istruttoria. Allego copia del mio documento d’identità in corso di validità e, se applicabile, delega firmata con copia del documento del delegante. Per ulteriori comunicazioni contattare il numero [telefono] o l’indirizzo e‑mail [email]. Ringraziando per la cortese attenzione, porgo distinti saluti.
Conserva questa struttura e adatta il lessico e il livello di dettaglio in funzione della complessità della pratica: più le informazioni fornite saranno precise, più rapida e corretta sarà la risposta della banca.
Esempio di Richiesta copia assegno incassato
Oggetto: Richiesta copia assegno incassato n. ______________
Spett.le Filiale di ______________
Banca ______________
Indirizzo filiale: ______________
Il/La sottoscritto/a ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________ (via/piazza) ______________ n. ______________, codice fiscale ______________, telefono ______________, e-mail ______________,
titolare del conto corrente n. ______________ (IBAN ______________) presso codesta filiale,
con la presente
CHIEDE
la cortese fornitura di copia conforme all’originale dell’assegno di cui ai dettagli seguenti:
– Numero assegno: ______________
– Data emissione: ______________
– Importo: € ______________
– Traente (intestatario dell’assegno): ______________
– Beneficiario: ______________
– Causale/appunto sull’assegno: ______________
– Data di incasso/registrazione: ______________
– Numero/descrizione della registrazione contabile: ______________
La copia richiesta è necessaria per i seguenti motivi: ______________
Dichiaro di essere l’intestatario del conto/avente titolo a richiedere la documentazione e autorizzo l’utilizzo dei miei dati personali ai fini della presente richiesta.
Allego copia fotostatica del documento d’identità: tipo ______________ n. ______________ rilasciato da ______________ il ______________.
Chiedo di ricevere la copia tramite:
– posta ordinaria all’indirizzo sopra indicato ______________
– posta elettronica certificata (PEC): ______________
– e-mail: ______________
(indicare una sola modalità preferita)
Ringraziando per la cortese attenzione, porgo distinti saluti.
Luogo e data: ______________
Firma: ____________________________ (____________________)