La richiesta di copia conforme della successione cartacea è la domanda rivolta all’ufficio che detiene l’atto originale della dichiarazione di successione affinché venga rilasciata una riproduzione ufficiale e autenticata del documento conservato in forma cartacea. La copia conforme attesta, mediante timbro e firma dell’ufficio o del pubblico ufficiale competente, che la riproduzione è identica all’originale conservato agli atti: ha quindi valore probatorio e può essere utilizzata al posto dell’originale per rapporti con pubbliche amministrazioni, istituti bancari, conservatorie, uffici catastali e per qualsiasi atto che richieda la prova documentale dello stato ereditaro.
Questa richiesta serve soprattutto quando l’originale della dichiarazione di successione non è disponibile all’erede o quando l’atto è stato presentato in forma cartacea e resta depositato presso l’ente competente; la copia conforme permette agli eredi o ai loro delegati di dimostrare diritti, aggiornare intestazioni catastali, procedere alla trascrizione nei registri immobiliari, effettuare volture bancarie o completare pratiche di trasferimento patrimoniale senza mettere in giro l’originale. Per ottenerla è necessario rivolgersi all’ufficio che ha ricevuto e conservato la pratica, fornendo l’identificazione e la documentazione che attestino l’interesse legittimo, e rispettando le eventuali formalità amministrative e i pagamenti previsti dall’ente.
La differenza essenziale rispetto a una semplice fotocopia è proprio l’attestazione formale di conformità: dove la fotocopia resta un duplicato informale, la copia conforme acquisisce efficacia giuridica documentale. In contesti moderni la stessa esigenza può essere soddisfatta anche da estratti o certificati rilasciati in formato digitale per successioni presentate telematicamente, ma quando si parla di “successione cartacea” la copia conforme rimane lo strumento tradizionale e necessario per trasformare il documento cartaceo depositato in uno strumento utilizzabile per tutte le pratiche amministrative e legali.
Come scrivere una Richiesta copia conforme successione cartacea
Per scrivere una richiesta di copia conforme della successione in formato cartaceo occorre usare un tono formale e un impianto chiaro che permetta all’ufficio destinatario di individuare immediatamente il procedimento, l’atto o la pratica a cui si riferisce la richiesta e di verificare l’interesse del richiedente. In apertura della lettera conviene indicare subito il luogo e la data, seguiti dal destinatario preciso (ad esempio l’ufficio competente, il notaio o la conservatoria che ha in deposito gli atti), senza lasciare ambiguità sul referente istituzionale. Subito dopo si inserisce l’oggetto, espresso in una riga sintetica ma esplicita, contenente la dicitura “richiesta copia conforme” e il riferimento alla successione o al numero di protocollo/atto, se noto; questo facilita la registrazione e l’istruttoria.
Nel corpo della richiesta bisogna identificare dettagliatamente la pratica: indicare il nome del de cuius, la data e il luogo del decesso, il numero di pratica o di protocollo, la data dell’atto eventualmente richiesto e il nome del notaio o dell’ufficio che ha redatto o custodisce l’atto. Occorre quindi fornire i dati anagrafici completi del richiedente (nome, cognome, codice fiscale, indirizzo completo, recapito telefonico e indirizzo e‑mail se si desidera comunicazione via posta elettronica) e chiarire la qualità/processo giuridico che legittima la richiesta — per esempio erede, rappresentante legale, procuratore con procura allegata — allegando la documentazione che prova tale qualità (copia del documento d’identità, procura o delega, certificato di morte, visura delle volontà testamentarie se disponibile). Se la richiesta è presentata da un delegato, va sempre allegata la delega firmata dal soggetto legittimato e la copia del documento di identità del delegante.
Nella parte centrale della richiesta è importante spiegare con precisione quali documenti si vogliono ottenere in copia conforme: specificare il tipo di atto (atto di successione, verbale, nota, inventario, eventuali allegati), l’anno e la pagina o il numero dell’atto, e il numero di copie richieste. Se si desidera che la copia conforme riporti timbri, firme o eventuali attestazioni originali, è bene esplicitarlo per evitare successive contestazioni. Vanno inoltre indicate le modalità di ritiro o di spedizione: se il richiedente intende ritirare personalmente, delegare un incaricato oppure ricevere i documenti a mezzo posta raccomandata, posta elettronica certificata o corriere; nel caso di spedizione a domicilio, indicare l’indirizzo completo e la disponibilità a sostenere eventuali spese di spedizione.
È consigliabile richiamare, ove pertinente, la normativa o il riferimento procedurale che giustifica la richiesta, o almeno segnalare che la richiesta si effettua nei limiti previsti dalle norme vigenti e che il richiedente è disponibile a versare i diritti di copia o le marche da bollo richieste dall’ufficio. Allegare copia del documento di identità e ogni altra documentazione probatoria agevola l’ufficio e accelera l’emissione della copia conforme; specificare nell’atto l’elenco degli allegati, indicando per ciascuno il tipo di documento e la copia presentata.
La forma della lettera deve rimanere cortese e professionale; frasi come “con la presente si chiede” o “si richiede il rilascio di copia conforme all’originale” sono appropriate. Prima della firma è opportuno inserire una dichiarazione di responsabilità sul possesso dei documenti allegati e l’autorizzazione al trattamento dei dati personali ai fini della pratica, richiamando brevemente il consenso al trattamento ai sensi della normativa sulla privacy, se richiesto dall’ufficio. La firma va apposta in calce in originale; se si invia tramite PEC o si allega una scansione, indicare che la copia è trasmessa in formato elettronico e conservare l’originale della delega o dei documenti firmati per eventuali verifiche.
Per facilitare la valutazione, è utile chiudere la richiesta indicando un recapito telefonico e un indirizzo e‑mail, la disponibilità a presentarsi per chiarimenti e l’eventuale urgenza con le motivazioni sottostanti. Prima dell’invio è buona pratica ricontrollare che i riferimenti anagrafici e i numeri di protocollo siano corretti, che la documentazione allegata sia leggibile e firmata quando richiesto, e conservare una copia della richiesta e degli allegati per il proprio archivio. Di seguito un esempio concreto di formulazione che puoi adattare alla tua situazione: “Luogo, data. All’Ufficio [nome ufficio] — Oggetto: richiesta di rilascio di copia conforme all’originale dell’atto di successione relativo a [nome e cognome del de cuius], nato a [luogo e data], deceduto in data [data]. Il sottoscritto [nome e cognome], nato a [luogo e data], codice fiscale [codice fiscale], residente in [indirizzo], in qualità di [erede/procuratore/delegato] del de cuius, allega copia del documento di identità e della procura/delega a testimonianza della propria legittimazione. Con la presente chiede il rilascio di n. [numero] copie conformi all’originale del seguente documento: [descrizione precisa dell’atto con riferimenti di data, numero o protocollo]. Si dichiara disponibile al pagamento degli eventuali diritti e marche da bollo richiesti e si indica come recapito per il ritiro/spedizione: [indirizzo, telefono, PEC]. Si allegano: [elenco breve degli allegati]. Si chiede cortese riscontro e comunicazione dei tempi e delle modalità di ritiro. Cordiali saluti, firma.”
Adatta il linguaggio e le specifiche in base alle richieste dell’ufficio competente e, se la pratica ha valore legale complesso o presenta profili controversi, valuta la consulenza di un professionista (notaio o avvocato) per assicurarti che la richiesta e le relative deleghe siano redatte in modo conforme alla normativa applicabile.
Esempio di Richiesta copia conforme successione cartacea
Oggetto: Richiesta rilascio copia conforme cartacea della documentazione relativa alla pratica di successione n. ______________
Spett.le Ufficio ______________
Agenzia delle Entrate / Ufficio Successioni di ______________
Indirizzo: ______________
PEC: ______________ / Email: ______________
Il/La sottoscritto/a ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________, residente in ______________ (Provincia ______________) via/piazza ______________ n. ______________, tel. ______________, email ______________,
in qualità di ______________ (erede / rappresentante legale / procuratore / altro: ______________) relativamente alla successione del/dei Sig./Sig.ra ______________, nato/a il ______________ a ______________ e deceduto/a in data ______________ a ______________, codice fiscale del/dei de cuius ______________,
CHIEDE
il rilascio di copie conformi in formato cartaceo dell’intera documentazione relativa alla pratica di successione identificata con:
– Numero pratica/protocollo: ______________
– Data presentazione: ______________
– Ufficio competente: ______________
La documentazione richiesta comprende, in via esemplificativa e non esaustiva:
1) Dichiarazione di successione e relativi allegati;
2) Procure, deleghe e dichiarazioni sostitutive;
3) Documenti inerenti beni immobili e visure catastali;
4) Titoli di proprietà, atti notarili e trascrizioni;
5) Altra documentazione presente nel fascicolo indicata come: ______________
Numero di copie conformi richieste: ______________
Finalità della richiesta: ______________ (es. voltura catastale, deposito per contenzioso, istruzione pratica amministrativa, ecc.)
Modalità di ritiro/consegna:
– Ritiro presso l’Ufficio: sì / no (barrare) — persona incaricata: ______________ (se diversa dal richiedente)
– Invio a mezzo raccomandata/PEC al seguente indirizzo: ______________
– Eventuali restrizioni/annotazioni: ______________
DICHIARAZIONI E ALLEGATI
Allego alla presente:
– Fotocopia documento d’identità del richiedente (tipo e numero): ______________
– Atto di morte del/dei de cuius: ______________
– Documento che attesta la qualità di erede / procura / delega: ______________
– Eventuali ulteriori documenti utili: ______________
Dichiaro, sotto la mia responsabilità, che le informazioni fornite corrispondono a verità e che la presente richiesta è effettuata ai sensi delle vigenti norme in materia di documentazione amministrativa.
Si prega cortesemente di comunicare eventuali oneri, tempi previsti per il rilascio e modalità di pagamento eventuali.
Ringraziando per la cortese attenzione, porgo distinti saluti.
Luogo: ______________
Data: ______________
Firma: ________________________________
Nome e cognome leggibili: ______________