La richiesta copia fattura è una comunicazione formale rivolta al fornitore o al prestatore di servizi per ottenere una duplicazione di una fattura già emessa. Serve a recuperare il documento originale quando non è pervenuto, è stato smarrito o è necessario produrre una copia per finalità amministrative, contabili o di rimborso; può essere inviata via email, PEC o posta a seconda delle prassi concordate con il destinatario.
Partire da un modello già strutturato rende la richiesta più efficace e rapida: assicura che siano presenti gli elementi essenziali (dati del cliente, riferimento alla fattura, periodo di riferimento e modalità di invio desiderata), mantiene un registro chiaro delle comunicazioni e riduce il rischio di omissioni che potrebbero rallentare la pratica. Un testo predisposto aiuta inoltre a presentare la richiesta con tono professionale e ad accelerare il processo di recupero del documento.
Come scrivere una Richiesta copia fattura
Una richiesta copia fattura è un documento semplice ma formale: serve a ottenere una copia di una fattura già emessa o ricevuta. Prima di scriverla, decidete se inviarla come lettera cartacea, come email commerciale o come comunicazione via PEC; la forma cambia leggermente, ma i contenuti essenziali restano gli stessi.
Impostate il documento in modo ordinato: in alto a sinistra mettete i dati del mittente (nome o ragione sociale, indirizzo completo, codice fiscale/partita IVA se rilevante, telefono e indirizzo email). A destra indicate la data e il luogo. Subito sotto riportate i dati del destinatario: nome o ragione sociale, ufficio o persona di riferimento e indirizzo. Se la comunicazione è via email o PEC, replicare l’indirizzo del destinatario nella testata non è obbligatorio ma aiuta a chiarire il destinatario.
L’oggetto deve essere sintetico e molto chiaro: inserite la dicitura “Richiesta copia fattura” seguita dall’indicazione essenziale che identifica la fattura, per esempio numero fattura, data e/o ordine di acquisto. Un oggetto efficace può essere: “Oggetto: Richiesta copia fattura n. 12345 del 12/03/2026 – ordine n. XYZ”. Evitate oggetti vaghi come “documentazione” o “richiesta fattura” senza riferimenti.
Nel corpo iniziate con una formula di cortesia adeguata al canale e al rapporto: per una lettera o PEC usate “Spett.le [Ragione sociale]” o “Alla cortese attenzione dell’ufficio amministrazione”, per un’email interna o informale una formula più breve può bastare. In apertura presentatevi brevemente, indicando il vostro ruolo o il riferimento aziendale e l’eventuale numero cliente o codice fornitore che facilita la ricerca.
Proseguite specificando con precisione quale documento chiedete: il numero della fattura, la data di emissione, l’importo indicativo e, se presente, il numero dell’ordine o il numero della bolla di consegna. Segnalate il formato preferito per la copia (PDF, originale cartaceo) e la modalità di ricezione desiderata (in allegato via email, invio postale, consegna a mano, PEC). Se la copia serve per fini contabili o rimborso, spiegatelo brevemente per contestualizzare la richiesta.
Se la richiesta riguarda più fatture, elencatele in modo chiaro riportando per ciascuna numero, data e importo. Se preferite non elencare più righe, indicate un riferimento che permetta di individuare le fatture, ad esempio un periodo temporale ben definito o un numero d’ordine unico. Evitate descrizioni generiche tipo “tutte le fatture del 2020” senza precisare ulteriormente, perché rallentano la verifica.
Se la comunicazione assume valore dichiarativo o amministrativo, inserite solo dati coerenti e verificati. In quel caso può essere opportuno usare formule come “Dichiaro che la presente richiesta è riferita a…” e fornire i riferimenti documentali. Per documenti con possibile valore legale ricordate di adattare il testo al caso concreto e, se necessario, consultare un consulente legale o fiscale prima dell’invio.
Specificate eventuali allegati o elementi che aiuteranno il destinatario: copia dell’ordine, copia del contratto, documenti di trasporto o estratto conto. Indicate chiaramente se le copie sono richieste anche in formato firmato o con timbro. Evitate di allegare documenti non pertinenti; la sovrabbondanza di materiale può rallentare la pratica.
Fissate, se serve, un termine ragionevole per la ricezione della copia, usando parole prudenti come “si richiede cortese invio entro [data] ove possibile” o “gradiremmo ricevere la copia entro x giorni lavorativi”. Non dichiarate scadenze legali o obblighi che non conoscete; preferite formule moderate come “se possibile” o “a seconda della disponibilità”.
Concludete con una formula di cortesia e con i contatti utili per eventuali chiarimenti: nome completo, posizione aziendale, recapito telefonico e indirizzo email. Per documenti che potrebbero avere valore amministrativo o legale, aggiungete la firma autografa o la firma digitale a seconda del canale. Non dimenticate di riportare il riferimento interno che faciliterà il follow-up, come un numero pratica o un codice cliente.
Come tono, scegliete chiarezza e rispetto: formale quando vi rivolgete a fornitori, uffici amministrativi o a interlocutori esterni; più diretto ma sempre professionale per comunicazioni interne. Evitate frasi aggressive o pressanti; una richiesta netta e cortese ottiene quasi sempre una risposta più rapida e collaborativa.
Errori da evitare: omettere il numero della fattura o la data, usare frasi troppo generiche, non indicare un contatto per chiarimenti, dimenticare la firma quando necessaria, non specificare il formato di consegna o il canale preferito. Altre insidie comuni sono riferimenti poco chiari (per esempio “fattura inviata di recente” senza data), date incomplete e richieste multiple richieste confuse nella stessa comunicazione.
Per le lettere cartacee curate impaginazione e leggibilità: margini normali, spaziature coerenti e nessun linguaggio colloquiale. Per le email curate l’oggetto e inserite subito i riferimenti principali nelle prime righe; molti destinatari leggono solo l’inizio del messaggio. Per le PEC usate un linguaggio formale e allegati in formato leggibile e non modificabile, se si desidera un valore probatorio più solido.
Se inviate la richiesta per conto di qualcun altro, dichiarate il vostro ruolo e, se opportuno, allegare delega o procura. Quando il documento potrebbe avere conseguenze amministrative o fiscali, ricordate che le informazioni riportate devono essere accurate; in caso di dubbi consultate un professionista prima di inviare la richiesta.
Infine, prima di inviare rileggere il testo con attenzione: controllate numeri, date, nomi e recapiti; verificate che la richiesta sia sintetica ma completa; assicuratevi che la richiesta di copia sia formulata in modo che il destinatario capisca subito cosa deve inviare e come. Un piccolo controllo finale riduce ritardi e incomprensioni.
Esempio di Richiesta copia fattura
Oggetto: Richiesta copia fattura
Spett.le ________________________________________________________
(denominazione o ragione sociale del fornitore)
Alla cortese attenzione di: ________________________________________
(indicare, se noto, ufficio o referente)
Sede legale / Sede operativa: ______________________________________
(via, civico, CAP, comune, provincia)
PEC / Email destinatario: _________________________________________
Mittente:
Nome e Cognome / Ragione sociale: _________________________________
Indirizzo: _______________________________________________________
Codice fiscale / Partita IVA: _____________________________________
Telefono: _______________ Email: _________________________________
Oggetto della richiesta
Con la presente si richiede cortesemente l'invio di copia della fattura di seguito indicata, necessaria per la documentazione amministrativo-contabile:
Dati della fattura richiesta
Numero fattura: ___________________ Data fattura: _______________
Importo lordo: ___________________ Importo netto: _______________
Causale / Descrizione prestazione: __________________________________
___________________________________________________________________
Ordine d'acquisto / Riferimento interno: _____________________________
Modalità di ricezione richiesta
Si richiede l'invio della copia della fattura in formato (barrare o compilare):
- PDF elettronico: ______ - Copia cartacea: ______ - Altro: __________
Modalità di recapito preferita
PEC destinatario mittente: _________________________________
Email destinatario mittente: _______________________________
Indirizzo postale (se copia cartacea): ________________________
_____________________________________________________________
Eventuali allegati forniti a supporto della richiesta
(Es. contratto, ordine d'acquisto, ricevuta pagamento)
1) _______________________________________________________________
2) _______________________________________________________________
Dichiarazione
Il sottoscritto dichiara che la copia richiesta è necessaria per le proprie esigenze amministrative/contabili e autorizza l'utilizzo dei dati forniti ai fini della presente richiesta.
Richiesta di riscontro
Si prega di confermare il ricevimento della presente e di provvedere all'invio della copia entro: ______________________ (data o termine desiderato)
Contatti per chiarimenti
Nome e Cognome / Referente: ______________________________________
Telefono: _______________________ Email: _________________________
Luogo e data:
Luogo: ____________________________ Data: _______________________
Firma richiedente:
______________________________________
(Nome e Cognome o firma digitale)
Dati per eventuale emissione della copia intestata a:
Intestazione / Ragione sociale: ___________________________________
Indirizzo fatturazione: __________________________________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________________________
Note (facoltative)
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