La richiesta di copia della bolla doganale è una formale domanda rivolta al soggetto che ha eseguito lo sdoganamento (spedizioniere, doganalista, vettore o autorità doganale) per ottenere una riproduzione del documento che attesta le operazioni doganali compiute su una merce. Per bolla doganale si intende il documento che contiene i dati essenziali della dichiarazione doganale — descrizione delle merci, codice tariffario, valore, Paese d’origine, eventuali preferenze tariffarie, tasse e dazi applicati, e lo stato della pratica — spesso identificabile con la dichiarazione doganale (DAU), il manifesto o il documento di sdoganamento rilasciato dall’autorità competente.
Lo scopo principale della richiesta è acquisire una prova ufficiale e leggibile delle condizioni in cui la merce è entrata o uscita dal territorio doganale; questa copia serve sia per finalità amministrative e fiscali, come la rettifica di IVA, la richiesta di rimborsi o la dimostrazione dell’origine preferenziale, sia per esigenze operative e legali, come la gestione di contestazioni con fornitori o clienti, le pratiche assicurative in caso di danni o perdite e l’istruttoria in sede di audit doganale. Disporre della copia consente inoltre di verificare la correttezza dei dati trasmessi in dogana, individuare eventuali errori da correggere e conservare un supporto documentale richiesto dalla normativa tributaria e dalle procedure aziendali.
Quando si presenta la richiesta è utile indicare i riferimenti della spedizione (numero di pratica, MRN o altri identificativi, data e mittente/destinatario) per consentire la rapida individuazione del documento; la copia rilasciata ha valore probatorio per tutte le parti coinvolte e può essere indispensabile per attivare ricorsi, ottenere crediti d’imposta o dimostrare la regolarità dell’operazione commerciale.
Come scrivere una Richiesta copia bolla doganale
Per scrivere una richiesta di copia della bolla doganale è importante adottare un tono formale e preciso, identificando con chiarezza chi chiede, a chi ci si rivolge e quali documenti o riferimenti sono necessari per individuare la bolla. Apri la comunicazione con una formula di cortesia adeguata al contesto (ad esempio rivolgerti all’ufficio doganale, allo spedizioniere o al depositario doganale), proseguendo subito con i dati del mittente: ragione sociale, indirizzo completo, partita IVA o codice fiscale, eventuale codice EORI se pertinente, nome e ruolo della persona responsabile del contatto, numero di telefono e indirizzo e-mail. Subito dopo indica i riferimenti della fornitura o della pratica doganale: numero della bolla doganale o MRN se disponibile, numero di dichiarazione doganale (DUA), data di arrivo o di esportazione, numero d’ordine o fattura collegata, descrizione sintetica delle merci e il nome del vettore o dello spedizioniere; questi elementi permettono all’interlocutore di reperire rapidamente il documento richiesto senza ambiguità. Spiega in una frase chiara e concisa lo scopo della richiesta, ad esempio per esigenze di verifica contabile, controllo doganale, gestione di pratiche di sdoganamento, reclamo, o adempimenti amministrativi, e indica se la copia deve essere semplice o conforme all’originale: specifica se ti occorre una copia firmata e timbrata, una copia in originale o una versione digitale (PDF) con firma elettronica qualificata.
Nella parte centrale della comunicazione dettaglia eventuali allegati che alleghi per agevolare la ricerca, come copia della fattura commerciale, della polizza di carico, del documento d’identità del richiedente o una delega se la richiesta è fatta per conto di terzi. Se la richiesta viene inoltrata da una persona diversa dall’intestatario della pratica, allega sempre una delega firmata dal soggetto titolare con l’indicazione esplicita dei poteri conferiti, accompagnata dalla copia del documento d’identità del delegante e del delegato; specifica inoltre i recapiti per eventuali chiarimenti. Se ritieni opportuno, inserisci un termine entro cui desideri ricevere la copia, motivandolo con la scadenza di adempimenti o controlli; questo favorisce una risposta tempestiva, ma mantieni il tono cortese e disponibile a concordare tempi diversi qualora emergessero difficoltà organizzative da parte dell’ufficio destinatario.
Indica chiaramente la modalità di ricezione preferita: invio tramite PEC all’indirizzo dell’ufficio, e-mail ordinaria con allegato PDF, ritiro in loco previa appuntamento, o spedizione tramite corriere all’indirizzo indicato. Se richiedi una copia conforme o un originale, specifica il formato di consegna accettabile e se è necessaria una procedura di autenticazione o vidimazione. Ricorda di richiedere eventualmente la conferma di ricezione della richiesta e di conservare la ricevuta di invio (PEC o raccomandata) come prova dell’avvenuta istanza; puoi anche indicare la preferenza per una conferma di avvenuto invio del documento entro un certo numero di giorni lavorativi. Inserisci una frase che autorizzi il trattamento dei dati personali ai fini della richiesta, o fai riferimento alla normativa sulla privacy qualora l’ufficio lo richieda, e specifica che le informazioni fornite sono destinate esclusivamente alla ricerca e alla consegna della documentazione richiesta.
Concludi la richiesta con una formula di chiusura cortese, la firma del responsabile della ditta o del delegato e i recapiti completi per il contatto (telefono, e-mail, eventuale recapito alternativo). Se desideri, puoi allegare un recapito diretto per SMS o WhatsApp per concordare il ritiro o per comunicazioni urgenti. Mantieni il linguaggio professionale, evita frasi vaghe e ridondanti e rilegge attentamente il testo per eliminare errori di battitura che potrebbero rendere difficile l’identificazione della pratica; una comunicazione chiara e completa accelera notevolmente i tempi di risposta.
Esempio di testo che puoi adattare senza titolo: Gentili Signori, con la presente richiedo cortesemente la copia della bolla doganale relativa alla pratica identificata dal numero MRN [inserire MRN] e dalla fattura n. [inserire numero], datata [inserire data], relativa alla spedizione effettuata dal mittente [inserire nome mittente] al destinatario [inserire nome destinatario]. La copia è richiesta ai fini di [indicare motivo: controllo contabile/reclamo/archiviazione amministrativa ecc.]. Allego copia della fattura commerciale e del documento d’identità del sottoscritto; qualora la richiesta venga evasa da persona delegata, allego altresì la delega firmata. Vi chiedo di inviarmi il documento in formato PDF all’indirizzo PEC [inserire PEC] oppure, qualora fosse possibile, una copia firmata e timbrata da ritirare presso i vostri uffici previo appuntamento. Rimango a disposizione per qualsiasi chiarimento al numero [inserire telefono] o via e-mail a [inserire e-mail]. Ringraziando per la disponibilità, porgo distinti saluti, [nome e cognome], [ruolo aziendale], [ragione sociale], [firma].
Infine, tieni presente che in alcuni casi gli uffici doganali o gli spedizionieri potrebbero richiedere tempi tecnici per la ricerca del documento o apporre restrizioni per il rilascio di copie conformi; se la risposta tarda oltre la scadenza indicata, inoltra un sollecito formale riprendendo i dati già forniti e richiedendo un aggiornamento sui tempi previsti. Conserva sempre una copia della tua richiesta e dei documenti inviati per eventuali futuri controlli o contestazioni.
Esempio di Richiesta copia bolla doganale
Oggetto: Richiesta copia bolla doganale relativa a ______________
Spett.le ______________,
Con la presente, in qualità di ______________ presso ______________, richiedo cortesemente copia della bolla doganale/documentazione doganale completa relativa alla spedizione descritto di seguito al fine di ______________.
Dati identificativi della spedizione:
– Numero pratica / riferimento cliente: ______________
– Numero MRN / numero dichiarazione doganale: ______________
– Numero bolla / AWB / BL: ______________
– Data sdoganamento: ______________
– Data arrivo / spedizione: ______________
– Mittente (exporter): ______________
– Destinatario (importer): ______________
– Codice EORI / Partita IVA mittente: ______________
– Codice EORI / Partita IVA destinatario: ______________
– Numero fattura commerciale: ______________
– Valore merce e valuta: ______________
– Descrizione merce: ______________
– Numero colli / peso lordo: ______________
– Paese di origine: ______________
– Incoterms applicati: ______________
Si richiede la copia in formato: ______________ (es. PDF via email / copia cartacea) e la trasmissione entro il: ______________.
Per eventuali chiarimenti o integrazioni, contattare:
– Referente: ______________
– Ruolo: ______________
– Telefono: ______________
– Email: ______________
Ringraziando anticipatamente per la disponibilità, porgo cordiali saluti.
Firma:
Nome e Cognome: ______________
Società: ______________
Indirizzo: ______________
Data: ______________