La “richiesta copia bilancio depositato” consiste nella domanda rivolta alla Camera di Commercio o al Registro delle Imprese per ottenere una riproduzione autentica del bilancio d’esercizio che la società ha formalmente depositato dopo l’approvazione in assemblea. Il bilancio depositato non è un semplice estratto contabile: comprende lo stato patrimoniale, il conto economico, la nota integrativa e, se previsto, la relazione sulla gestione e la relazione del collegio sindacale o dei revisori; il deposito ne conferisce la pubblicità e la possibilità di essere utilizzato come documento probatorio. La richiesta di copia serve a diversi scopi pratici e legali: permette a soci, creditori, potenziali investitori e controparti di verificare la situazione economica e patrimoniale della società, accertare il rispetto degli obblighi formali, raccogliere elementi per operazioni di due diligence, finanziamenti, acquisizioni o partecipazione a gare, nonché ottenere un documento certificato utilizzabile in procedimenti giudiziari o amministrativi. In sostanza, è lo strumento attraverso cui si trasforma in documento accessibile e opponibile la rappresentazione contabile ufficiale dell’impresa, offrendo trasparenza e certezza nelle relazioni economiche e giuridiche.
Come scrivere una Richiesta copia bilancio depositato
Per redigere una richiesta di copia del bilancio depositato occorre mantenere un registro formale e preciso, utilizzare un linguaggio chiaro e istituzionale e inserire tutti gli elementi identificativi che permettano all’ente o alla società di individuare senza ambiguità il documento richiesto. Apri la lettera indicando il luogo e la data in alto a destra, quindi indirizza il documento al destinatario corretto: la Camera di Commercio competente, l’Ufficio del Registro delle Imprese o la società stessa a seconda di chi detiene il fascicolo. Nei primi righi specifica con precisione la ragione sociale completa dell’ente cui si riferisce il bilancio, la sede legale, il codice fiscale o la partita IVA e, se disponibile, il numero REA o il numero di iscrizione al registro; subito dopo indica l’esercizio contabile di cui si chiede copia (es. bilancio relativo all’esercizio chiuso al 31/12/2024) e, se necessario, il tipo di documento richiesto (bilancio d’esercizio completo, nota integrativa, relazione sulla gestione, verbali di approvazione, bilancio depositato e/o copia conforme).
Spiega brevemente il motivo della richiesta se rilevante (consultazione, adempimenti legali, istruttoria, istruzione di pratiche creditizie, ecc.), senza entrare in dettagli superflui, e specifica la forma in cui desideri ricevere la copia: copia cartacea con ritiro presso l’ufficio, invio tramite posta ordinaria, invio tramite posta elettronica certificata (PEC) oppure file PDF via email. Se richiedi una copia conforme o una copia autentica, chiarisci tale esigenza e, se richiesto dall’ente, dichiara la volontà di sostenere eventuali diritti di segreteria o spese di riproduzione. Inserisci sempre i tuoi recapiti completi per eventuali comunicazioni: indirizzo, numero di telefono e indirizzo email o PEC; se non sei il titolare dell’impresa ma agisci in qualità di rappresentante o incaricato, allega o indica la procura o il mandato che ti abilita a presentare la richiesta e allega una copia del documento di identità e del codice fiscale del richiedente.
Nel corpo della lettera usa formule chiare di richiesta, per esempio “chiedo cortesemente copia del bilancio depositato relativo all’esercizio…”, seguite da indicazioni sulle modalità e i tempi di ricezione. Se stai inviando la richiesta via PEC, specifica che alleghi gli estremi della causale del pagamento o i documenti di identità in formato digitale e, se necessario, la scansione della delega. È utile prevedere una breve dichiarazione finale nella quale dichiari sotto la tua responsabilità la veridicità dei dati comunicati e l’eventuale conformità della documentazione presentata. Concludi la lettera con una formula di cortesia appropriata, la firma autografa del richiedente o della persona delegata e, a margine, l’elenco degli allegati, indicando esattamente quali documenti stai trasmettendo a corredo della richiesta.
Per una maggiore efficacia controlla sempre che il testo sia sintetico ma esauriente, privo di errori di battitura e firmato; conserva copia della richiesta e delle ricevute di invio (PEC o raccomandata) e, se il regolamento dell’ente lo prevede, allega la ricevuta del pagamento dei diritti di segreteria o delle spese di riproduzione. Di seguito un esempio pratico di testo che puoi adattare alle tue esigenze:
[Luogo], [data]
Alla Camera di Commercio di [Provincia]
Ufficio Registro Imprese
p.c. Ufficio Protocollo
Il/la sottoscritto/a [nome e cognome], nato/a il [data di nascita] a [luogo], residente in [indirizzo completo], codice fiscale [codice fiscale], in qualità di [titolare/amministratore/legale rappresentante/delegato] della società [denominazione sociale], con sede legale in [indirizzo], partita IVA/CF [numero], REA n. [numero],
chiede cortesemente di voler rilasciare copia del bilancio depositato relativo all’esercizio chiuso al [data chiusura esercizio] comprendente il bilancio d’esercizio, la nota integrativa e la relazione sulla gestione, depositati in data [data deposito, se nota].
Si richiede l’invio della copia in formato [cartaceo/PDF] all’indirizzo [indirizzo postale o PEC/email], o, in alternativa, la comunicazione delle modalità e dei tempi per il ritiro presso i vostri uffici. Allego copia del documento di identità e della procura in caso di delega. Dichiaro che i dati sopra riportati corrispondono al vero e che sono disponibile al pagamento degli eventuali diritti di segreteria previsti.
Resto a disposizione per eventuali chiarimenti e porgo distinti saluti.
[Firma]
[Recapiti telefonici e PEC/email]
Adegua il testo alle informazioni richieste dall’ente a cui ti rivolgi, alle modalità di invio previste e alla tipologia di copia che ti occorre.
Esempio di Richiesta copia bilancio depositato
Oggetto: Richiesta copia del bilancio depositato relativo all’esercizio chiuso al __/__/____ della società ______________ (P.IVA/CF ______________ – REA ______________)
Spett.le Ufficio del Registro delle Imprese
Camera di Commercio di ______________
Il/La sottoscritto/a ______________, nato/a a ______________ il __/__/____, residente in ______________ (indirizzo completo), codice fiscale ______________, in qualità di ______________ della società ______________ con sede legale in ______________ (via/piazza ______________, CAP ______________, Comune ______________), CHIEDE
la trasmissione di copia conforme del bilancio d’esercizio depositato relativo all’esercizio chiuso al __/__/____, comprensiva dei seguenti documenti:
– stato patrimoniale;
– conto economico;
– nota integrativa;
– verbale di approvazione del bilancio in data __/__/____;
– eventuale relazione del collegio sindacale o del revisore legale.
Finalità della richiesta: ______________.
Modalità di ricezione richiesta (barrare o indicare la preferenza):
– tramite PEC al seguente indirizzo: ______________
– tramite posta ordinaria al seguente indirizzo: ______________
– ritiro presso gli uffici della Camera di Commercio (se consentito): persona incaricata ______________ (allegare delega).
Dichiaro di essere disponibile al pagamento degli eventuali diritti di ricerca e copia previsti e di allegare i seguenti documenti a supporto della richiesta:
– copia documento di identità in corso di validità del richiedente: ______________;
– documento comprovante la qualità di rappresentante o delega (se applicabile): ______________.
Recapiti per comunicazioni:
Telefono: ______________
PEC: ______________
Email: ______________
Luogo e data: ______________
Firma: ______________
Allegati:
– Documento di identità n. ______________ emesso da ______________ in data __/__/____;
– Delega/procura n. ______________ (se necessaria);
– Eventuali altri documenti: ______________