La comunicazione ai dipendenti sul whistleblowing è il documento con cui un’azienda informa il personale su come segnalare comportamenti o fatti che potrebbero costituire illeciti o irregolarità nell’ambiente di lavoro. Serve a spiegare, con indicazioni comprensibili, quali canali di segnalazione sono disponibili, come utilizzarli e quali tutele sono previste per chi segnala, nel rispetto delle procedure applicabili. Può essere utile quando l’azienda introduce o aggiorna un canale interno, condivide una procedura oppure vuole ricordare ai dipendenti come comportarsi davanti a una possibile violazione.
Preparare questo avviso partendo da un fac simile aiuta a organizzare le informazioni essenziali e a presentarle in modo chiaro, evitando omissioni o formulazioni ambigue. Il testo va comunque adattato alla realtà aziendale, ai canali effettivamente attivi e alle procedure adottate: un modello generico non sostituisce la verifica della coerenza con le regole interne. In questa pagina trovi indicazioni pratiche per compilare la comunicazione e un esempio da personalizzare prima di condividerlo con i dipendenti.
Come preparare Comunicazione ai dipendenti whistleblowing
Prima di redigere la comunicazione, raccogliete la procedura whistleblowing effettivamente adottata dall’organizzazione e verificate che il canale indicato sia attivo e accessibile. Chiarite chi lo gestisce, come si invia una segnalazione, quali contenuti può riguardare e quali garanzie sono previste. La comunicazione ai dipendenti deve descrivere il funzionamento reale del sistema: non può sostituire la procedura né promettere condizioni che l’organizzazione non è in grado di assicurare.
Individuate con precisione i destinatari. Se il canale e la procedura sono accessibili anche a collaboratori, ex dipendenti, candidati o altri soggetti, evitate di presentare i soli dipendenti come le uniche persone abilitate a segnalare. Usate denominazioni coerenti con i documenti aziendali, indicando la ragione sociale e, se serve a evitare equivoci, le società o le sedi a cui si applicano le istruzioni.
Impostate il testo come una comunicazione informativa interna, con un oggetto esplicito, per esempio “Informazioni sul canale interno di segnalazione whistleblowing”. Indicate la data di diffusione e, se la comunicazione aggiorna istruzioni precedenti, precisate quale versione o procedura sostituisce. Un linguaggio semplice e diretto aiuta più di formule solenni o di definizioni tecniche non spiegate.
Spiegate in modo concreto che cosa può essere segnalato, facendo riferimento alle categorie previste dalla procedura aziendale. Descrivete l’ambito con esempi pertinenti, senza allargarlo a qualsiasi problema lavorativo né restringerlo per comodità. Chiarite, quando necessario, la differenza tra una segnalazione whistleblowing e una richiesta ordinaria, come una contestazione individuale, una domanda amministrativa o una lamentela sul rapporto di lavoro, indicando a chi rivolgersi per queste ultime.
Illustrate poi come raggiungere il canale: specificate l’indirizzo, la piattaforma, il numero o le altre modalità effettivamente disponibili, con istruzioni sufficienti per riconoscere il percorso corretto. Se sono previste più modalità, descrivetele senza confonderle e chiarite quale ufficio o soggetto non deve ricevere una segnalazione tramite i normali canali di assistenza o posta aziendale. Non inserite recapiti provvisori, caselle non presidiate o collegamenti non verificati.
Identificate il gestore del canale secondo la procedura vigente, precisandone il ruolo e, se utile, il modo per contattarlo. Non indicate una persona o una funzione come destinatario se non è incaricata di gestire le segnalazioni. Se la gestione è affidata a un soggetto esterno, descrivete il passaggio in modo comprensibile, senza suggerire che il datore di lavoro riceva automaticamente tutte le informazioni o che possa accedere liberamente alle identità dei segnalanti.
Dedicate particolare attenzione alla riservatezza. Spiegate quali informazioni vengono trattate con accesso limitato e come viene gestita l’identità del segnalante, delle persone coinvolte e di chi è menzionato nella segnalazione, nei limiti previsti dalla procedura e dalle regole applicabili. Distinguete la riservatezza dall’anonimato: non promettete che l’identità resterà ignota in ogni circostanza e non definite “anonimo” un canale che raccoglie o conserva dati identificativi. Riportate soltanto garanzie che potete confermare.
Indicate quali informazioni è utile fornire nella segnalazione: fatti descritti con chiarezza, periodo o date, luoghi, persone o funzioni coinvolte, modalità con cui il segnalante è venuto a conoscenza dei fatti e documenti disponibili. Suggerite di separare ciò che è stato osservato direttamente da ciò che è stato riferito da altri. Invitate a dare riferimenti verificabili, senza chiedere al dipendente di svolgere indagini autonome o di raccogliere materiali con modalità improprie.
Spiegate come allegare documenti e come indicare eventuali testimoni o fonti, attenendovi alle possibilità del canale. Se la comunicazione richiama una procedura, un’informativa privacy o istruzioni operative, identificatele con titolo e versione e rendetele facilmente reperibili. Un rinvio generico a “documentazione disponibile in azienda” è poco utile se il dipendente non può capire dove trovarla; allo stesso modo, non allegate dati personali o esempi reali di segnalazioni a una comunicazione destinata a tutto il personale.
Descrivete in termini comprensibili che cosa accade dopo l’invio: per esempio, se il canale consente di ricevere conferme o richieste di integrazione e come il segnalante può seguire la comunicazione con il gestore. Inserite tempi o passaggi specifici soltanto se corrispondono alla procedura applicabile e sono stati verificati; non inventate scadenze né presentate come garantito un esito o una risposta di merito che non potete assicurare.
Informate sulle misure contro le ritorsioni e sulle modalità per chiedere chiarimenti, usando formulazioni coerenti con la disciplina e con le istruzioni aziendali. Se menzionate canali esterni o altre possibilità di segnalazione, descrivetene correttamente le condizioni e rimandate a informazioni aggiornate: evitate di far credere che il canale interno sia sempre l’unica strada disponibile o che quello esterno sia utilizzabile senza condizioni.
La forma più pratica è una comunicazione breve, articolata in paragrafi con titoletti o passaggi ben riconoscibili, accompagnata dalla procedura completa e dall’informativa sul trattamento dei dati quando previste. Mantenete un tono professionale, non intimidatorio e neutro. Non presentate la segnalazione come un obbligo generalizzato del dipendente, non scoraggiate l’uso del canale e non suggerite che chi segnala debba dimostrare da solo ogni fatto prima di rivolgersi al gestore.
Prima della diffusione, confrontate ogni recapito, nominativo, modalità e descrizione delle garanzie con la procedura vigente. Controllate che oggetto e destinatari siano identificabili, che le istruzioni non siano contraddittorie e che i riferimenti ad allegati o pagine interne funzionino. Se la comunicazione deve essere distribuita a più sedi o società, verificate che le indicazioni valgano per ciascuna realtà interessata; conservate la versione approvata e la prova della sua diffusione secondo le prassi aziendali.
Esempio di Comunicazione ai dipendenti whistleblowing
COMUNICAZIONE AI DIPENDENTI
SULLE SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING
Organizzazione: _____________________________________________________________
Sede: _______________________________________________________________________
Destinatari: tutto il personale
Oggetto: Informazioni sui canali e sulle tutele per le segnalazioni di
whistleblowing
La presente comunicazione informa il personale sulle modalità per segnalare
violazioni di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo e sulle
principali garanzie previste dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 e
dalla procedura interna dell’Organizzazione.
1. COSA PUÒ ESSERE SEGNALATO
Possono essere segnalati comportamenti, atti od omissioni che costituiscono
violazioni rientranti nell’ambito di applicazione del decreto legislativo
n. 24/2023 e della procedura interna, anche quando non siano ancora stati
realizzati, se vi sono fondati elementi per ritenere che possano verificarsi.
La segnalazione deve basarsi su elementi concreti e riguardare informazioni
acquisite nel contesto lavorativo. Non è necessario che il segnalante disponga
di prove definitive, ma non devono essere presentate informazioni false
consapevolmente o manifestamente infondate.
Le segnalazioni non riguardano, di regola, contestazioni, rivendicazioni o
richieste legate esclusivamente a un interesse personale del segnalante o al
proprio rapporto individuale di lavoro, quando non attengano a violazioni
rientranti nell’ambito previsto dalla legge.
2. CHI PUÒ SEGNALARE
Possono accedere alle tutele previste dalla legge, ricorrendone i presupposti,
le persone che segnalano informazioni acquisite nel contesto lavorativo,
compresi dipendenti, lavoratori autonomi, collaboratori, volontari e tirocinanti,
persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo o rappresentanza,
nonché candidati e persone il cui rapporto di lavoro o collaborazione sia
terminato.
Le tutele possono applicarsi anche alle persone e agli enti collegati al
segnalante nei casi previsti dalla legge.
3. CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE
L’Organizzazione mette a disposizione il seguente canale interno, gestito da
una persona o da un ufficio autonomo, dedicato e con personale formato:
Gestore del canale: _________________________________________________________
Ruolo o ufficio: ___________________________________________________________
Segnalazione scritta tramite piattaforma:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Indirizzo postale per la segnalazione:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Eventuale dicitura da riportare sulla busta:
____________________________________________________________________________
Recapito telefonico o sistema di messaggistica vocale, se attivato:
____________________________________________________________________________
Indirizzo e-mail dedicato, se attivato:
____________________________________________________________________________
La segnalazione può essere presentata anche oralmente attraverso i sistemi
indicati sopra oppure, su richiesta del segnalante, mediante un incontro
diretto con il gestore, da organizzare entro un termine ragionevole.
Recapito o modalità per richiedere un incontro:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
La segnalazione può essere presentata anche in forma anonima. Se è
sufficientemente circostanziata, sarà trattata secondo la procedura applicabile.
Se l’identità del segnalante anonimo viene successivamente accertata e questi
subisce ritorsioni, possono applicarsi le tutele previste dalla legge.
4. INFORMAZIONI UTILI PER LA SEGNALAZIONE
Per consentire un esame efficace, è utile indicare, nella misura in cui siano
disponibili:
- i fatti e le condotte segnalati, descritti in modo chiaro e circostanziato;
- il periodo e il luogo in cui si sono verificati;
- le persone o gli uffici coinvolti, se conosciuti;
- eventuali persone informate sui fatti;
- documenti o altri elementi utili a riscontrare quanto riferito;
- le modalità con cui il segnalante è venuto a conoscenza dei fatti.
Il segnalante può indicare un recapito sicuro per le comunicazioni successive.
Non è tenuto a inserire informazioni non pertinenti ai fatti segnalati.
Recapito sicuro, se indicato:
____________________________________________________________________________
5. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
Il gestore tratta la segnalazione con riservatezza, svolge le verifiche
necessarie e mantiene le interlocuzioni con il segnalante, ove possibile.
Al segnalante è dato avviso di ricevimento entro sette giorni dalla
presentazione della segnalazione, salvo i casi previsti dalla legge, tra cui
la richiesta di non ricevere l’avviso o il rischio che l’avviso possa
pregiudicare la riservatezza dell’identità.
È fornito riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di
ricevimento oppure, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza
del termine di sette giorni dalla presentazione, secondo quanto previsto dalla
legge. Il riscontro può consistere nell’indicazione delle attività svolte o
programmate per dare seguito alla segnalazione e dei relativi esiti, nel
rispetto degli obblighi di riservatezza e degli altri obblighi applicabili.
6. RISERVATEZZA E DIVIETO DI RITORSIONE
L’identità del segnalante e le informazioni dalle quali essa può essere
desunta, direttamente o indirettamente, sono tutelate con riservatezza nei
limiti e secondo le modalità previste dalla legge. La riservatezza è tutelata
anche con riferimento alle persone coinvolte e alle persone menzionate nella
segnalazione.
Sono vietate le ritorsioni nei confronti di chi effettua una segnalazione
tutelata dalla legge. Le tutele possono applicarsi anche ai facilitatori e
alle altre persone o enti indicati dalla normativa. Chi ritiene di aver subito
una ritorsione può rivolgersi all’Autorità nazionale anticorruzione secondo le
modalità previste dalla legge.
7. CANALE ESTERNO E DIVULGAZIONE PUBBLICA
È possibile effettuare una segnalazione esterna all’Autorità nazionale
anticorruzione attraverso i canali da questa predisposti, quando ricorrono le
condizioni previste dal decreto legislativo n. 24/2023, ad esempio nei casi in
cui il canale interno non sia attivo o non sia conforme, non sia stato dato
seguito a una precedente segnalazione o sussistano fondati motivi per ritenere
che l’uso del canale interno possa comportare ritorsioni o che la violazione
possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
La divulgazione pubblica delle informazioni può beneficiare delle tutele
previste dalla legge solo al ricorrere delle relative condizioni. Le modalità
aggiornate per le segnalazioni esterne sono disponibili sul sito istituzionale
dell’Autorità nazionale anticorruzione.
8. PROCEDURA E INFORMAZIONI SULLA PROTEZIONE DEI DATI
La procedura interna completa e le informazioni sul trattamento dei dati
personali connesso alle segnalazioni sono disponibili presso:
Ufficio o referente: ________________________________________________________
Indirizzo o modalità di accesso: ___________________________________________
____________________________________________________________________________
La presente comunicazione è diffusa in data ____/____/________.
Per l’Organizzazione
Nome e cognome: ____________________________________________________________
Ruolo: _____________________________________________________________________
Luogo: _______________________________ Data: ____/____/________
Firma: _____________________________________________________________________